Βελτιστοποίηση ροής πληροφοριών στην επιχείρηση

Οι πληροφορίες θεωρούνται ένα από τα σημαντικότερα αγαθά της εποχής μας. Ιδιαίτερα στον σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο. Με την τωρινή "υπερφόρτωση" πληροφοριών, έχει γίνει όλο και πιο επιτακτική η ανάγκη για την διαχείριση και το φιλτράρισμά αυτών.

Γρήγορη Περιήγηση

1. Τι είναι η ροή πληροφοριών
2. Δεδομένα έναντι πληροφοριών
3. Πώς λειτουργεί η ροή πληροφοριών
4. Η έλλειψη δομημένης ροής πληροφοριών οδηγεί σε επιχειρηματικές επιπτώσεις
5. Ροή πληροφοριών έναντι διαχείρισης πληροφοριών
6. Γιατί είναι τόσο σημαντική η βέλτιστη ροή πληροφοριών
7. Θετικά οφέλη της καλής ροής πληροφοριών
8. Κίνδυνοι της ελλιπούς επικοινωνίας
9. Γιατί η υποστήριξη λογισμικού είναι ζωτικής σημασίας

Τι είναι η ροή πληροφοριών;

H ροή πληροφοριών αναφέρεται στις διαδρομές που ακολουθούν όλες οι πληροφορίες σε έναν οργανισμό. Η μορφή με την οποία μεταδίδονται οι πληροφορίες και οι σχέσεις αποστολέα-παραλήπτη παίζουν κεντρικό ρόλο. Σε μια ιδανική ροή, οι πληροφορίες ανταλλάσσονται χωρίς απώλειες, καθυστερήσεις ή παρεξηγήσεις.

Δεδομένα έναντι πληροφοριών

Συχνά μιλάμε παράλληλα για πληροφορίες και δεδομένα. Ωστόσο, υπάρχουν βασικές διαφορές που πρέπει να σημειωθούν.

Οι πληροφορίες αναφέρονται σε γεγονότα και γνώσεις.

Τα δεδομένα, από την άλλη πλευρά, είναι λεπτομέρειες των γεγονότων. Τα δεδομένα είναι τιμές που χρησιμοποιούνται για την αναπαράσταση πληροφοριών. Από μόνα τους είναι μόνο ένα σύμβολο ή ένας αριθμός. Όταν συλλέγονται και αποκτούν σημασιολογία, γίνονται πληροφορίες.

Πώς λειτουργεί η ροή πληροφοριών;

Το ιδανικό είναι το εξής: Η πληροφορία να πηγαίνει από το Α στο Β γρήγορα και χωρίς απώλειες. Η "εφοδιαστική γραμμή" των πληροφοριών μπορεί να συγκριθεί με εκείνη ενός υλικού. Πρέπει να φτάσει στον προορισμό της χωρίς να υποστεί ζημιά και εντός του προβλεπόμενου χρόνου. Εάν ένας αποστολέας έχει έτοιμο ένα μήνυμα, αυτό θα πρέπει να φτάσει στον παραλήπτη σαφές, κατανοητό και επίκαιρο. Το σύστημα μετάδοσης που χρησιμοποιείται πρέπει να είναι γρήγορο και αξιόπιστο.

Στην πράξη, ωστόσο, αυτό δεν συμβαίνει συχνά:

Οι πληροφορίες...

... χάνονται.

... αποκρύπτονται.

... φτάνουν παραμορφωμένες.

... φτάνουν στον παραλήπτη πολύ αργά.

... δεν γίνονται κατανοητές.

Μια καλή ροή, ώστε οι πληροφορίες να φτάνουν στον σωστό παραλήπτη αμέσως και αναλλοίωτες, απαιτεί τα κατάλληλα συστήματα. Η υποστήριξη λογισμικών χρησιμοποιείται για τη σαφή δόμηση και οργάνωση των πληροφοριών.

Η έλλειψη δομημένης ροής πληροφοριών οδηγεί σε επιχειρηματικές επιπτώσεις

Οι πληροφορίες ακολουθούν διαφορετικές διαδρομές σε κάθε επιχείρηση. Ορισμένα από τα κανάλια μέσω των οποίων συνήθως μεταδίδονται είναι:

• Οι προφορικές συνομιλίες

• Οι συσκέψεις - meetings

• Τα ηλεκτρονικά μηνύματα και οι επιστολές

• Οι συνομιλίες, τα εργαλεία συνεργασίας, όπως τα tasks και οι υπηρεσίες messenger

• Τα συστήματα tickets

Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερα από ένα από τα παραπάνω κανάλια συνεργασίας είναι πολύ πιθανό η πληροφορία να χαθεί ή να παραποιηθεί.

Τι μπορεί να συμβεί;

Παράδειγμα 1: Παραποιημένες πληροφορίες

Ένα παράδειγμα ροής πληροφοριών θα μπορούσε να είναι ένας διευθυντής που εξετάζει τη χρήση ενός νέου εργαλείου. Μεταβιβάζει τις πληροφορίες για τη χρήση αυτού στην ομάδα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία ομάδα στη συνέχεια τις συζητά μέσω της εσωτερικής υπηρεσίας ανταλλαγής μηνυμάτων. Στους επόμενους γύρους επικοινωνίας, καθώς δεν έχει οριστεί ένα κανάλι επικοινωνίας, οι λεπτομέρειες παραβλέπονται ή δεν αποσαφηνίζονται, με αποτέλεσμα να απαιτείται τελικά μια συνάντηση για τον συγχρονισμό και την αποσαφήνιση των πληροφοριών.

Παράδειγμα 2: Διάχυτη μετάδοση

Σε ένα άλλο παράδειγμα, οι συνάδελφοι συζητούν προφορικά μια νέα εργασία. Ωστόσο, υπάρχει η δυσκολία ότι δεν είναι όλα τα μέλη της ομάδας παρόντα ταυτόχρονα. Επειδή κάποιοι εργάζονται ταυτόχρονα σε άλλες εργασίες, οι προσοχή τους αποσπάται. Στο τέλος, κανείς δεν γνωρίζει ποιος έχει ακριβώς ποιες πληροφορίες και σε τι βαθμό. Επιπλέον, ορισμένα μέλη της ομάδας δεν έχουν καταλάβει την εργασία, επειδή δεν τους έχουν δοθεί σαφής οδηγίες.

Ροή πληροφοριών έναντι διαχείρισης πληροφοριών

Στενά συνδεδεμένη με τη ροή των πληροφοριών είναι και η διαχείρισή τους. Αυτοί που διαχειρίζονται τις πληροφορίες συντονίζουν την υλικοτεχνική υποδομή, εξασφαλίζοντας ότι μπορούν να βρεθούν, να ελεγχθούν και να κατακτηθούν ορθά.

Μεταφορικά μιλώντας, οι πληροφορίες συχνά ακολουθούν μια "φυσική πορεία", γενικά την ευκολότερη, όπως ακριβώς μπορεί να κάνει και το νερό. Με τη λειτουργική διαχείριση, ωστόσο, αυτή η διαδρομή ελέγχεται: ένα φράγμα μπορεί να σταματήσει τη ροή, να την παρακάμψει ή να προσφέρει ανάλυση ανάλογα με τις ανάγκες.

Γιατί είναι τόσο σημαντική η βέλτιστη ροή πληροφοριών;

Η επικοινωνία είναι το παν - τα μηνύματα πρέπει να μεταφέρονται με στοχευμένο τρόπο, ώστε να έχουν νόημα και ο παραλήπτης να τα κατανοεί σωστά. Χωρίς επαρκή επικοινωνία εντός της εταιρείας, χάνονται σημαντικές πληροφορίες. Αυτό σημαίνει ότι οι σωστοί άνθρωποι πρέπει να λαμβάνουν πληροφορίες τη σωστή στιγμή και να μπορούν να ταξινομούν το νόημά τους, με τελικό αποτέλεσμα μια βέλτιστη ροή πληροφοριών υψηλής ποιότητας. Αυτό σημαίνει μια υγιή επιχειρηματική λειτουργία.

Θετικά οφέλη της καλής ροής πληροφοριών

Παρακάτω αναφέρονται ορισμένοι λόγοι για τους οποίους η επιχείρησή σας πρέπει να βελτιστοποιήσει τη ροή των πληροφοριών.

• Μεγαλύτερη αποδοτικότητα: Με τη γρήγορη και ακριβή μετάδοση των πληροφοριών από τη μία πηγή στην άλλη, οι εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν ταχύτερα - χωρίς περιττές καθυστερήσεις ή παρεξηγήσεις.

• Καλύτερη λήψη αποφάσεων: Η ορθή λήψη αποφάσεων που λαμβάνονται εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την ποιότητα, την επικαιρότητα και την ανάλυση των διαθέσιμων πληροφοριών. Συνεπώς, η καλή ροή πληροφοριών επιτρέπει τη λήψη τεκμηριωμένων αποφάσεων.

• Καλύτερος συντονισμός: Η καλή ροή πληροφοριών διασφαλίζει ότι όλοι οι εμπλεκόμενοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα και μπορούν να ενεργούν συντονισμένα. Οι πόροι δεν μένουν αχρησιμοποίητοι.

• Υψηλότερη ικανοποίηση των εργαζομένων και των πελατών: Η γρήγορη και αποτελεσματική επικοινωνία συμβάλλει στο ότι οι πελάτες λαμβάνουν έγκαιρες απαντήσεις στις ανησυχίες τους και οι εργαζόμενοι νιώθουν ότι η επικοινωνία τους είχε αποτέλεσμα. Με αυτόν τον τρόπο ενισχύεται η ικανοποίηση και των δύο πλευρών

• Στοχευμένη διαχείριση κινδύνων: Η έγκαιρη πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες επιτρέπει τον ταχύτερο εντοπισμό και την ελαχιστοποίηση των κινδύνων. Οι ενέργειες ασφάλειας βελτιώνονται.

• Βελτιστοποιημένη συμμόρφωση: Τα συστήματα πληροφοριών είναι εξαιρετικά σημαντικά για τη διασφάλιση της συνέπειας, της συμμόρφωσης και των εσωτερικών κανονισμών σε μια επιχείρηση. Μέσω κατάλληλων δομών, οι πληροφορίες καταλήγουν στους κατάλληλους ανθρώπους και διαδικασίες. Αυτό εξασφαλίζει την αποτελεσματική διαχείριση και την πλήρη συμμόρφωση με το πλαίσιο και τους κανονισμούς της επιχείρησης ή ενός οργανισμού.

• Μεγαλύτερη διαφάνεια: Η διαφάνεια δημιουργεί εμπιστοσύνη και έχει θετικό αντίκτυπο στην εταιρική κουλτούρα και αντίληψη, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη και τη συνεργασία, αποτρέποντας την απάτη και τη διαφθορά. Μια βέλτιστη ροή πληροφοριών σημαίνει ότι οι πελάτες και οι εργαζόμενοι γνωρίζουν ακριβώς με τι έχουν να κάνουν, ιδίως σε αβέβαιους καιρούς όπως σήμερα.

• Λιγότερη διοικητική προσπάθεια: Εάν οι πληροφορίες λαμβάνονται σωστά από τον παραλήπτη αμέσως, δεν απαιτούνται σχεδόν καθόλου ανθρώπινοι πόροι για την αποσαφήνιση και τη σωστή ταξινόμησή τους, ούτε πόροι της επιχείρησης για επιπλέον εκπαίδευση ή εργαλεία για τη διερεύνηση και ανάλυση των πληροφοριών. Αυτό εξοικονομεί πολύτιμο χρόνο εργασίας και ενεργεια, ώστε να μπορούν να επιτευχθούν περισσότερα επιχειρησιακά.

Συνολικά, μια καλή ροή πληροφοριών όχι μόνο προάγει την αποτελεσματικότητα και τη σαφήνεια, αλλά επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αντιδρούν κατάλληλα στις ευκαιρίες και τους κινδύνους. Άλλα θετικά αποτελέσματα είναι ότι προωθούν καλύτερα την καινοτομία και επιλύουν ταχύτερα τα προβλήματα, διευκολύνοντας τον εντοπισμό και τη διάδοση σημαντικών πληροφοριών, ανταλλαγή ιδεών και πρόσβαση σε εργαλεία.

Κίνδυνοι της ελλιπούς επικοινωνίας

Αντίθετα, μια δυσλειτουργική μεταφορά πληροφοριών κρύβει διάφορους κινδύνους.

• Η γνώση βρίσκεται σε αχρηστία: Στην εποχή της πληροφορίας, η γνώση είναι πιο ισχυρή από ποτέ. Εάν αυτή δεν συλλέγεται, δεν αποθηκεύεται και δεν μεταβιβάζεται με σαφήνεια, οι οργανισμοί δεν μπορούν να σημειώσουν αποτελεσματική πρόοδο.

• Εμφανίζονται παρεξηγήσεις: Εάν οι πληροφορίες δεν φτάνουν σωστά στον παραλήπτη ή είναι ελλιπείς, υπάρχει πιθανότητα παρερμήνευσης από τον παραλήπτη. Αυτό οδηγεί σε λανθασμένες αποφάσεις και αποτελέσματα. Επιπλέον, η αποσαφήνιση απαιτεί πρόσθετη προσπάθεια και χρόνο.

• Προκύπτουν συγκρούσεις: Όσοι δεν λαμβάνουν σημαντικές πληροφορίες όχι μόνο δυσκολεύονται να εργαστούν καλά, αλλά συχνά αισθάνονται και αποκλεισμένοι. Το ποιοι άνθρωποι λαμβάνουν ποιες πληροφορίες αποτελεί ένδειξη ιεραρχίας, συλλογικότητας και εκτίμησης. Η "σαμποταρισμένη" επικοινωνία μπορεί ενδεχομένως να αποτελέσει μια αιτία συγκρούσεων.

• Έλλειψη ασφάλειας: Εάν η ροή των πληροφοριών δεν είναι οριοθετημένη, υπάρχει έλλειψη ελέγχου. Με αποτέλεσμα, οι πληροφορίες να καταλήγουν εκεί όπου δεν ανήκουν. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε τεράστιους κινδύνους για την ασφάλεια.

• Οι πελάτες χάνονται: Η έλλειψη καλής επικοινωνίας μπορεί να έχει αρνητικές επιπτώσεις στην εμπειρία των πελατών. Όταν οι πελάτες δεν λαμβάνουν τις απαντήσεις ή την υποστήριξη που χρειάζονται λόγω κακής επικοινωνίας, μπορεί να μειωθεί η ικανοποίησή τους και σε ακραίες περιπτώσεις να αποφασίσουν την λήξη της συνεργασίας με την επιχείρηση.

Γιατί η υποστήριξη λογισμικού είναι ζωτικής σημασίας

Σε γενικές γραμμές, αν θέλετε να δείτε τις ροές πληροφοριών βελτιστοποιημένες, τότε πρέπει να επενδύσετε στην ορθή διαχείρισή τους.

Η συνειδητή και επίμονη προσπάθεια κρίνεται απαραίτητη για την ανάλυση της τρέχουσας κατάστασης ώστε να δημιουργηθεί ένα μοντέλο επικοινωνίας το οποίο θα επιτρέπει την ορθή ροή της πληροφορία σε κάθε πόρο και κατεύθυνση.

Για τον σύγχρονο εταιρικό κόσμο, αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να χρησιμοποιούνται οι σωστές λύσεις συστήματος και λογισμικού. Για παράδειγμα, τα εργαλεία οργάνωσης έργων και οι πλατφόρμες συνεργασίας μπορούν να διευκολύνουν σημαντικά την ανταλλαγή πληροφοριών. Αξίζει λοιπόν να επενδύσουν οι οργανισμοί σε κατάλληλες λύσεις και να εκπαιδεύσουν ανάλογα τους υπαλλήλους τους.

Εγγραφείτε στο newsletter μας, για να μην χάσετε την συνέχεια του άρθρου που αφορά στη Διαχείριση των πληροφοριών.