Η ασφάλεια αποτελεί βασικό στοιχείο των σύγχρονων επιχειρήσεων, αλλά όχι μόνο με τη φυσική έννοια της προστασίας της περιουσίας και των εργαζομένων.
Η διασφάλιση των δεδομένων μιας επιχείρησης είναι εξίσου κρίσιμη.
Ενώ πολλές επιχειρήσεις αφιερώνουν σημαντικούς πόρους για την προστασία από απειλές όπως το κακόβουλο λογισμικό, τις κακόβουλες εισβολές στο δίκτυο και άλλους διαδικτυακούς κινδύνους, λίγες αφιερώνουν χρόνο για να στρέψουν την προσοχή τους σε απειλές που προέρχονται από το εσωτερικό της εταιρείας. Μία από αυτές είναι η ασφάλεια στις εκτυπώσεις...
Η ασφαλής εκτύπωση είναι μια απαραίτητη τεχνολογία και γνώση για τις επιχειρήσεις.
Η κατανόηση της ανάγκης για μια ασφαλή διαδικασία εκτύπωσης και ο εντοπισμός των λύσεων που την καθιστούν δυνατή είναι κρίσιμα βήματα για την προστασία της επιχείρησης από τις πιθανές επιπτώσεις ανεπαρκούς ελέγχου των κρίσιμων πληροφοριών.
Τι θα αναλύσουμε παρακάτω:
Γρήγορη Περιήγηση
- Γιατί η τυπική διαδικασία εκτύπωσης δεν είναι ασφαλής
- Γιατί οι επενδύσεις σε ασφαλείς εκτυπώσεις είναι τόσο σημαντικές
- Βασικοί τύποι ασφαλούς εκτύπωσης
- Εάν οι λύσεις εκτύπωσης cloud ενισχύουν την ασφάλεια εγγράφων
- Εφαρμόζοντας λύσεις για ασφαλή εκτύπωση
Η τυπική διαδικασία εκτύπωσης δεν είναι ασφαλής
Ας φέρουμε ένα παράδειγμα: Βρισκόμαστε σε μια εταιρεία όπου κάποιος από το τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού χρειάζεται να εκτυπώσει ένα έντυπο αντίγραφο του προσωπικού μητρώου ενός υπαλλήλου. Στέλνει το αρχείο κατευθείαν σε έναν εκτυπωτή, ο οποίος ολοκληρώνει την εργασία.
Το έντυπο αντίγραφο είναι έτοιμο αμέσως - αλλά βρίσκεται επάνω στον εκτυπωτή, ενδεχομένως μαζί με πολλά άλλα έγγραφα που εκτυπώθηκαν πρόσφατα από άλλους εργαζόμενους στο γραφείο. Κατά τη διάρκεια του χρόνου που χρειάζεται ο υπάλληλος ανθρώπινου δυναμικού για να μεταβεί από το χώρο εργασίας του στον εκτυπωτή, δεν μπορεί να πει κανείς πόσοι μη εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι μπορεί να δουν. Είναι εξίσου εύκολο για κάποιον να συλλέξει κατά λάθος τα ευαίσθητα έγγραφα μαζί με τις δικές του εκτυπωμένες σελίδες.
Χωρίς έναν αξιόπιστο τρόπο για την επαλήθευση της ιδιοκτησίας και την ασφαλή απελευθέρωση εργασιών εκτύπωσης, είναι απλό να αποκαλυφθούν κατά λάθος ευαίσθητες ή εμπιστευτικές επιχειρηματικές πληροφορίες σε μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Αυτές οι πληροφορίες θα μπορούσαν να περιλαμβάνουν σημαντικούς οικονομικούς αριθμούς, πληροφορίες κοινωνικής ασφάλισης των εργαζομένων, προσωπικά δεδομένα πελατών και άλλα ευαίσθητα δεδομένα. Με τον μεγάλο αριθμό εκτυπωτών που λειτουργούν σήμερα και τη συνεχή ανάγκη μετακίνησης μεταξύ ψηφιακών και έντυπων αντιγράφων, μια ασφαλής προσέγγιση στην εκτύπωση είναι απαραίτητη.
Γιατί είναι τόσο σημαντικές οι επενδύσεις σε ασφαλείς εκτυπώσεις;
Η διασφάλιση των εργασιών εκτύπωσης δεν αφορά μόνο το να μην μπορούν οι μη εξουσιοδοτημένοι υπάλληλοι να δουν πληροφορίες που δεν προορίζονται γι' αυτούς. Σε πολλούς κλάδους, είναι θέμα συμμόρφωσης με τη νομοθεσία. Σκεψου ένα ιατρείο ή ένα μεγάλο νοσοκομείο. Αυτοί οι οργανισμοί έχουν νομική υποχρέωση να διασφαλίζουν και να προστατεύουν τις προσωπικές πληροφορίες. Οι παραβάσεις μπορεί να επιφέρουν βαριά πρόστιμα.
Η ανάπτυξη και εγκατάσταση ενός συστήματος που εμποδίζει μη εξουσιοδοτημένους χρήστες να απελευθερώνουν εργασίες εκτύπωσης ή να τις παραλαμβάνουν από τον εκτυπωτή είναι ζωτικής σημασίας.
Υπάρχει και ένα άλλο όφελος που πρέπει να ληφθεί υπόψη: η εξοικονόμηση κόστους. Πόση περιττή εκτύπωση γίνεται σε μια επιχείρηση; Σκέψου τις στοίβες των εγκαταλελειμμένων εργασιών εκτύπωσης που βρίσκονται ξεχασμένες ή παραβλέπονται από τους υπαλλήλους. Με την εκτύπωση που απαιτεί από τους χρήστες να εξουσιοδοτηθούν και να αποδεσμεύσουν κάθε έγγραφο για εκτύπωση, δεν υπάρχει η δυνατότητα να αφήνουν υλικό στον εκτυπωτή. Η διαδικασία αυτή όχι μόνο μειώνει το κόστος χαρτιού και toner, περιορίζοντας τα απόβλητα, αλλά θα μπορούσε να επιτρέψει στο προσωπικό να είναι πιο συγκεντρωμένο στις εργασίες του χάρη στην απρόσκοπτη ροή εργασιών εκτύπωσης.
Βασικοί τύποι ασφαλούς εκτύπωσης
Υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι με τους οποίους οι υπολογιστές, οι εκτυπωτές και οι servers μπορούν να επικοινωνούν για να διασφαλίσουν ότι μόνο τα εξουσιοδοτημένα μέλη έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες. Μερικοί από τους πιο συνηθισμένους:
- Βασική ασφαλής εκτύπωση
Η εργασία εκτύπωσης παραμένει στον server για έναν συγκεκριμένο εκτυπωτή μέχρι να φτάσει ο χρήστης και να πληκτρολογήσει ένα προκαθορισμένο PIN. Αυτό το PIN εξουσιοδοτεί τον χρήστη στον εκτυπωτή, ο οποίος ολοκληρώνει την εργασία. Με την εκτύπωση κατά παραγγελία, τα ασφαλή έγγραφα δεν περιμένουν στον εκτυπωτή έως ότου τα παραλάβει ο αποστολέας.
- Λειτουργία Print-to-me
Σε μια εργασία "print-to-me", που ονομάζεται επίσης εκτύπωση "find-me" ή "follow-me", όλοι οι εκτυπωτές σε ένα δίκτυο συνδέονται στον ίδιο server ή στο cloud για εργασίες εκτύπωσης. Ο εξουσιοδοτημένος χρήστης μπορεί να επισκεφθεί οποιαδήποτε συσκευή στο γραφείο του, να εισάγει έναν κωδικό ή να περάσει μια κάρτα ταυτότητας και να εκτυπώσει το έγγραφό του σε αυτόν τον σταθμό εργασίας.
Σε κάθε περίπτωση, οι υπάλληλοι αποκτούν μεγαλύτερο έλεγχο στις πληροφορίες που αποστέλλονται προς εκτύπωση. Με την εφαρμογή τέτοιων λύσεων, το μόνο που μένει είναι να διασφαλίσει η επιχείρηση ότι οι υπάλληλοι κατανοούν και ακολουθούν αυτές τις διαδικασίες.
Ενισχύουν οι λύσεις εκτύπωσης cloud την ασφάλεια εγγράφων;
Η απάντηση σε αυτή την ερώτηση εξαρτάται από τον τύπο της υπηρεσίας cloud που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση. Δεν είναι όλες οι υπηρεσίες ίδιες - ορισμένες προσφέρουν λύσεις ασφαλούς εκτύπωσης από το cloud, ενώ άλλες δεν παρέχουν καμία ασφάλεια.
Εφαρμόζοντας λύσεις για ασφαλή εκτύπωση
Κρυπτογράφηση
Η κρυπτογράφηση είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται για την προστασία των δεδομένων από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση με τη μετατροπή τους σε κώδικα. Στο πλαίσιο της ασφαλούς εκτύπωσης, η κρυπτογράφηση μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προστασία των εργασιών εκτύπωσης κατά την αποστολή τους από τον υπολογιστή στον εκτυπωτή.
Αυθεντικοποίηση χρήστη
Ο έλεγχος ταυτότητας χρήστη είναι ένα κρίσιμο χαρακτηριστικό της ασφαλούς εκτύπωσης. Εξασφαλίζει ότι μόνο εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να απελευθερώσουν και να ανακτήσουν τις εργασίες εκτύπωσης, αποτρέποντας έτσι τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε ευαίσθητες πληροφορίες.
Βέλτιστες πρακτικές για ασφαλή εκτύπωση
Οι βέλτιστες πρακτικές για την ασφαλή εκτύπωση περιλαμβάνουν τη χρήση πολιτικών για τον έλεγχο του ποιος μπορεί να εκτυπώσει τι, πού και πότε. Επιπλέον, η εφαρμογή βέλτιστων πρακτικών και προτύπων κυβερνοασφάλειας μπορεί να ενισχύσει περαιτέρω την ασφάλεια του περιβάλλοντος εκτύπωσης.
Χρήση πολιτικών
Οι πολιτικές μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον έλεγχο του ποιος μπορεί να εκτυπώσει τι, πού και πότε. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πολιτικές που περιορίζουν την εκτύπωση ορισμένων τύπων εγγράφων σε συγκεκριμένους εκτυπωτές, πολιτικές που απαιτούν έλεγχο ταυτότητας του χρήστη για όλες τις εργασίες εκτύπωσης και πολιτικές που θέτουν όρια στην ποσότητα της εκτύπωσης.
Βέλτιστες πρακτικές και πρότυπα κυβερνοασφάλειας
Η υιοθέτηση βέλτιστων πρακτικών και προτύπων κυβερνοασφάλειας είναι ζωτικής σημασίας για την ασφαλή εκτύπωση. Αυτό περιλαμβάνει την τακτική ενημέρωση και επιδιόρθωση των εκτυπωτών και του σχετικού λογισμικού, τη χρήση ισχυρών, μοναδικών κωδικών πρόσβασης για όλους τους λογαριασμούς χρηστών και την εφαρμογή μέτρων ασφαλείας δικτύου, όπως τείχη προστασίας και συστήματα ανίχνευσης εισβολών.
Εν κατακλείδι, η ασφαλής εκτύπωση αποτελεί κρίσιμη πτυχή της ασφάλειας των πληροφοριών στη σημερινή ψηφιακή εποχή. Κατανοώντας τη σημασία της ασφαλούς εκτύπωσης και εφαρμόζοντας μια υπηρεσία ασφαλούς απελευθέρωσης εκτυπώσεων, οι οργανισμοί μπορούν να μειώσουν σημαντικά τον κίνδυνο παραβίασης δεδομένων, να βελτιώσουν τη συμμόρφωση και να εξοικονομήσουν κόστος.
Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για εφαρμογές ασφαλούς εκτύπωσης, όπως το uniFlow, επικοινωνήστε μαζί μας:
