Η ακριβής και σαφής επικοινωνία είναι κρίσιμης σημασίας σε κάθε επιχειρηματικό περιβάλλον.
Όχι μόνο διευκολύνει τις εσωτερικές διαδικασίες, αλλά διασφαλίζει ότι τόσο οι συνάδελφοι ή όσο και οι πελάτες έχουν λάβει τις σωστές πληροφορίες, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη και τη φήμη της εταιρείας.
- Η Δύναμη της Σίγουρης Επικοινωνίας
- Γιατί Είναι Σημαντική η Ακριβής Επικοινωνία
- Πώς να Επικοινωνείτε με Ακρίβεια
Σε αυτό το άρθρο θα αναλύσουμε τους λόγους για τους οποίους λέξεις όπως "νομίζω", "πιστεύω", "υποθέτω", "εικάζω", "θεωρώ" και "φαντάζομαι" είναι καλό να αποφεύγονται στην επαγγελματική μας επικοινωνία.
Η Δύναμη της Σίγουρης Επικοινωνίας
Στην καθημερινή μας επικοινωνία υπάρχουν λέξεις που όταν έχουμε κάποιο πρόβλημα και θέλουμε να επιβεβαιώσουμε την πληροφορία ή να ακολουθήσουμε την ροή των γεγονότων μπορούν να αποδυναμώσουν τον αντίκτυπο των δηλώσεων μας.
Λέξεις όπως "νομίζω", "εικάζω", “υποθέτω” και "πιστεύω" κάνουν τις δηλώσεις να ακούγονται λιγότερο σίγουρες ή έγκυρες και προσθέτουν ένα στρώμα αμφιβολίας καθώς υποδηλώνουν ότι αυτό που λέμε είναι απλώς η γνώμη μας και όχι ένα γεγονός. Έτσι δίνουμε την εντύπωση ότι δεν είμαστε βέβαιοι για αυτό που λέμε, μειώνοντας την αξιοπιστία μας το οποίο μπορεί να οδηγήσει σε αμφιβολία και αβεβαιότητα τόσο στους πελάτες όσο και στους συναδέλφους μας.
Παράδειγμα
Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα για να κατανοήσουμε καλύτερα αυτό το φαινόμενο:
💁♀️ Ερώτηση: Ποια courier μετέφερε το δέμα;
🤔 Απάντηση: Νομίζω ότι ήταν η τάδε courier...
Σε αυτή την περίπτωση, η απάντηση δεν είναι ξεκάθαρη άρα ή πληροφορία που θα λάβουμε μπορεί να είναι και λάθος ή θα χρειαστεί να κάνουμε μια δεύτερη ερώτηση για να επιβεβαιώσουμε τελικά ποια ήταν η courier. Ο συνομιλητής θα χρειαστεί δηλαδή να ξοδεύσει επιπλέον χρόνο και ενέργεια ώστε να λάβει την απάντηση που χρειάζεται.
Πως θα μπορούσαμε όμως να απαντήσουμε ώστε να μη δημιουργηθεί αυτό το στρώμα αμφιβολίας;
🔄 Απάντηση: Μου είναι δύσκολο να θυμηθώ ή δεν είμαι σίγουρη, δώσε μου όμως 2 λεπτάκια και θα σε ενημερώσω ποια ήταν η courier.
Με αυτόν τον τρόπο, δείχνουμε ειλικρινά τις μας συμβαίνει, αναλαμβάνουμε την ευθύνη του λόγου μας και δεσμευόμαστε να παρέχουμε ακριβείς πληροφορίες, ενισχύοντας την αξιοπιστία μας.
Γιατί Είναι Σημαντική η Ακριβής Επικοινωνία
1. Ενίσχυση Εμπιστοσύνης
Όταν οι συνάδελφοι και οι πελάτες γνωρίζουν ότι μπορούν να βασίζονται στις πληροφορίες που παρέχουμε, ενισχύεται η εμπιστοσύνη τους σε εμάς και στην εταιρεία γιατί τόσο τα λόγια όσο και οι πράξεις μας είναι ευθυγραμμισμένες. Η εμπιστοσύνη αυτή είναι θεμελιώδης για τη δημιουργία και τη διατήρηση μακροχρόνιων σχέσεων.
2. Αποφυγή Παρεξηγήσεων
Η χρήση ακριβών και σίγουρων όρων μειώνει τις πιθανότητες παρεξηγήσεων και λανθασμένων συμπερασμάτων. Όταν οι πληροφορίες που παρέχουμε είναι σαφείς και ακριβείς, αποφεύγουμε την ανάγκη για διευκρινιστικές ερωτήσεις και επιβεβαιώσεις, διευκολύνοντας την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης.
3. Αποδοτικότητα
Όταν παρέχουμε σαφείς και ακριβείς απαντήσεις από την αρχή, μειώνουμε τον χρόνο που ξοδεύουμε σε διευκρινιστικές ερωτήσεις και επιβεβαιώσεις. Αυτό βελτιώνει την αποδοτικότητα των διαδικασιών και επιτρέπει στους εργαζόμενους να επικεντρωθούν σε άλλες σημαντικές εργασίες.
4. Επαγγελματισμός
Η ακριβής επικοινωνία δείχνει επαγγελματισμό και σοβαρότητα, ενισχύοντας τη φήμη τόσο τη δική μας όσο και της εταιρείας. Οι πελάτες και οι συνεργάτες σας θα σας εκτιμήσουν για την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και την ακρίβεια, κάτι που μπορεί να οδηγήσει σε περισσότερες ευκαιρίες και συνεργασίες.
Πώς να Επικοινωνείτε με Ακρίβεια
Για να επικοινωνείτε με ακρίβεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
Επαλήθευση Πληροφοριών
Πριν δώσετε μια απάντηση, βεβαιωθείτε ότι οι πληροφορίες που παρέχετε είναι ακριβείς και επαληθευμένες. Αν δεν είστε βέβαιοι, ζητήστε λίγο χρόνο για να επιβεβαιώσετε τα στοιχεία.
Αποφυγή Λέξεων Αβεβαιότητας
Αποφύγετε τη χρήση λέξεων όπως "νομίζω", "πιστεύω", "υποθέτω", "εικάζω", "θεωρώ" και "φαντάζομαι". Αντίθετα, χρησιμοποιήστε δηλώσεις που δείχνουν σιγουριά και ακρίβεια.
Επικοινωνία με Διαφάνεια
Αν δεν γνωρίζετε μια πληροφορία, είναι καλύτερο να είστε ειλικρινείς και να ζητήσετε χρόνο για να την βρείτε. Αυτό δείχνει επαγγελματισμό και αξιοπιστία.
Συνεχής Βελτίωση
Επιδιώξτε να βελτιώνετε συνεχώς τις επικοινωνιακές σας δεξιότητες μέσω εκπαίδευσης και πρακτικής. Η συνεχής μάθηση και βελτίωση θα σας βοηθήσει να γίνετε πιο αποτελεσματικοί στην επικοινωνία.
Η ακριβής και σαφής επικοινωνία είναι κλειδί για την επιτυχία σε κάθε επιχειρηματικό περιβάλλον.
Είτε πρόκειται για το τμήμα πωλήσεων, είτε πρόκειται για το τμήμα εξυπηρέτησης πελατών είτε για το λογιστήριο, οι δεξιότητες επικοινωνίας μπορούν να δημιουργήσουν νέες σχέσεις, να διατηρήσουν και ενισχύσουν τις υφιστάμενες και να παίξουν καθοριστικό ρόλο στην εξέλιξη τόσο της προσωπικής ζωής όσο και μιας επιχείρησης.
Επιδιώξτε την ακρίβεια στην επικοινωνία σας και θα δείτε τα θετικά αποτελέσματα να αντικατοπτρίζονται σε κάθε πτυχή της επαγγελματικής σας ζωής.