Τι πρέπει να κάνω όταν παρουσιαστεί βλάβη στο Φωτοτυπικό

Όταν το φωτοτυπικό σου χαλάει ή γενικότερα δεν μπορείς να εκτυπώσεις και πρέπει να πάρεις τηλέφωνο στο service, μπορεί να αναρωτιέσαι γιατί ο πάροχός σου σου κάνει τόσες πολλές ερωτήσεις.

1. Δήλωσε το Μοντέλο του Φωτοτυπικού
2. Περιγραφή της Βλάβης
3. Παράδειγμα για το Τι να Μην Κάνεις

Γιατί δεν είναι αρκετό να πεις απλά "Δεν δουλεύει" και να έρθουν να το φτιάξουν; Εδώ θα σου εξηγήσω τους λόγους που ζητάνε τέτοιες λεπτομέρειες και πώς, με λίγες έξυπνες πληροφορίες, μπορείς να εξοικονομήσεις χρόνο και να αποφύγεις άσκοπες χρεώσεις.

1. Δήλωσε το Μοντέλο του Φωτοτυπικού

Η δήλωση του μοντέλου του φωτοτυπικού είναι σημαντική, καθώς κάθε μοντέλο έχει συγκεκριμένα τεχνικά χαρακτηριστικά και εξαρτήματα.

Έτσι, οι τεχνικοί σε συνδυασμό με την περιγραφή του προβλήματος μπορούν να εκτιμήσουν τη βλάβη κι έτσι να έχουν μαζί τους συγκεκριμένα εργαλεία και ανταλλακτικά.

Με δεδομένο ότι οι τεχνικοί έχουν στη διάθεσή τους μεγάλη ποικιλία εργαλείων και ανταλλακτικών, είναι πρακτικά αδύνατο να τα μεταφέρουν όλα μαζί τους σε κάθε επίσκεψη. Αν δεν δηλωθεί το μοντέλο του μηχανήματος κατά την κλήση, ο τεχνικός θα πρέπει να έρθει πρώτα στον χώρο σας για να διαπιστώσει τον τύπο και την έκταση της βλάβης. Στη συνέχεια, θα χρειαστεί να προγραμματιστεί νέα επίσκεψη για να φέρει τα κατάλληλα ανταλλακτικά, κάτι που επιφέρει καθυστερήσεις στην αποκατάσταση του προβλήματος και χρέωση διάγνωσης.

2. Περιγραφή της Βλάβης

Η ακριβής περιγραφή της βλάβης είναι καθοριστική για τη γρήγορη και αποδοτική εξυπηρέτηση από το service φωτοτυπικών. Έτσι ο πάροχος Service Φωτοτυπικών:

• Αναγνωρίζει τη φύση της βλάβης

  Με τη σωστή περιγραφή, το service μπορεί να καταλάβει αν το πρόβλημα σχετίζεται με:

  • Το φωτοτυπικό μηχάνημα (π.χ., γραμμές στις εκτυπώσεις, εμπλοκές χαρτιού).
  • Το δίκτυο (π.χ., σύνδεση στο Wi-Fi ή στον εκτυπωτή δικτύου).
  • Τον υπολογιστή (π.χ., ζητήματα με το λογισμικό εκτύπωσης ή προβλήματα κατά την σάρωση).
• Στέλνει κατάλληλο τεχνικό και ανταλλακτικά
  • Ανάλογα με την περιγραφή, μπορεί να σταλεί ο τεχνικός με την κατάλληλη εξειδίκευση (π.χ., τεχνικός δικτύου ή ειδικός στα φωτοτυπικά).
  • Με αυτόν τον τρόπο, ο τεχνικός έχει από την αρχή τα σωστά εργαλεία και ανταλλακτικά που θα χρειαστεί για την διαχείριση της βλάβης.
• Εξοικονομεί χρόνο και χρήμα
  • Αποφεύγονται επιπλέον επισκέψεις και καθυστερήσεις, με αποτέλεσμα να λύνεται πιο γρήγορα το πρόβλημα.
  • Μια ακριβής περιγραφή επιτρέπει συχνά την επίλυση της βλάβης απομακρυσμένα, μέσω τηλεφωνικής καθοδήγησης ή online υποστήριξης, εξοικονομώντας κόστος και χρόνο για τον πελάτη.
• Επιταχύνει τη διάγνωση και την αποκατάσταση
  • Όταν ο τεχνικός γνωρίζει τη βλάβη από την αρχή, μπορεί να κάνει μια πρώτη εκτίμηση για το είδος της και να προετοιμαστεί κατάλληλα. Έτσι, η αποκατάσταση γίνεται πιο άμεσα και χωρίς περιττές καθυστερήσεις.

Μια σωστή περιγραφή της βλάβης δεν είναι απλώς τυπικό βήμα, αλλά εργαλείο που διασφαλίζει πιο αποτελεσματική και ταχύτερη εξυπηρέτηση.

Παράδειγμα για το Τι να Μην Κάνεις

[Σενάριο]

Ας πούμε ότι καλείτε τον πάροχο service για ένα πρόβλημα εκτύπωσης:

🙋‍♂️Γεια σας, δεν δουλεύει το φωτοτυπικό μου.

Ο πάροχος ρωτάει:

👩‍💻Τι μοντέλο έχετε;

και απαντάτε:

🙋‍♂️ Ε, δεν ξέρω, ένα λευκό είναι, εεεεε…. και δεν εκτυπώνει…!

Εδώ τώρα υπάρχουν δύο τελείως διαφορετικές πληροφορίες από όπου ο πάροχος δεν μπορεί να καταλάβει ποιο είναι ακριβώς το πρόβλημα ώστε να στείλει τον κατάλληλο τεχνικό. Έτσι λοιπόν θα ανοίξει ένας διάλογος όπου ο πάροχος θα ξεκινήσει μια σειρά ερωτήσεων ώστε να διερευνήσει και να αντιληφθεί που βρίσκεται το πρόβλημα.

Έτσι το να παρέχετε τις σωστές πληροφορίες από την αρχή, γλιτώνει χρόνο και νεύρα και για τις δύο πλευρές!

Τι να κάνετε λοιπόν;

1. Σημειώστε** το μοντέλο του φωτοτυπικού.**

2. Δώστε ακριβή περιγραφή της βλάβης

Παραδείγματος χάριν:

• Στις φωτοτυπίες εμφανίζονται μαύρες γραμμές

• Κολλάει το χαρτί

• Εμφανίζεται μήνυμα στην οθόνη (βιντεογράφησέ το ή σημείωσε τι σου δείχνει)

• Δεν εκτυπώνεται το αρχείο μου όταν πατάω εκτύπωση στον υπολογιστή

• Δεν εκτυπώνει ασύρματα μετά την αλλαγή router

• Δεν αποθηκεύεται η σάρωση στον υπολογιστή μετά από format.

Με αυτά τα tips, κάθε κλήση στο service θα είναι πιο αποτελεσματική και οι τεχνικοί θα μπορούν να διορθώνουν τη βλάβη πιο γρήγορα και πιο στοχευμένα.

Αν σου φάνηκαν χρήσιμα αυτά τα tips, κάνε εγγραφή στο newsletter μας!