Η επιλογή εκτυπωτικού εξοπλισμού αποτελεί μια σημαντική επένδυση για κάθε επιχείρηση. Ωστόσο, η απόδοση αυτής της επένδυσης δεν εξαρτάται μόνο από τις δυνατότητες των συσκευών, αλλά και από τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιούνται στην λειτουργία των τμημάτων.
- Πώς το Workflow του Λογιστηρίου Επηρεάζει το Κόστος Εκτύπωσης και Σάρωσης
- Πώς το Τμήμα Πωλήσεων Μπορεί να Χάνει Παραγωγικότητα λόγω Λάθος Εκτυπωτικού Εξοπλισμού
- Πώς οι Ανάγκες του Marketing Επηρεάζουν το Συνολικό Κόστος Εκτύπωσης
- Γιατί Κάθε Τμήμα Χρειάζεται Διαφορετική Προσέγγιση στον Εκτυπωτικό Εξοπλισμό
- Τι είναι το Initial Discovery Assessment της Canon και Πώς Βοηθά τις Επιχειρήσεις
- Συμπέρασμα
Ένα λογιστήριο, ένα τμήμα πωλήσεων και ένα τμήμα μάρκετινγκ παρουσιάζουν εντελώς ξεχωριστές απαιτήσεις. Όταν αυτές οι ανάγκες παραβλέπονται, οι εταιρείες συνήθως αγοράζουν εξοπλισμό που αποτυγχάνει να καλύψει τις πραγματικές ανάγκες του προσωπικού τους. Η συνέπεια είναι μειωμένη αποδοτικότητα, άσκοπα κόστη και διαδικασίες που μπλοκάρουν αντί να διευκολύνουν την καθημερινή εργασία.
Συνεπώς η αρχική κίνηση δεν αφορά την προμήθεια ενός καινούργιου εκτυπωτή ή πολυμηχανήματος. Αφορά την ανάλυση του τρόπου με τον οποίο εκτελούνται οι ροές εργασίας της επιχείρησης.
Πώς το Workflow του Λογιστηρίου Επηρεάζει το Κόστος Εκτύπωσης και Σάρωσης
Το λογιστήριο διαχειρίζεται καθημερινά τιμολόγια, συμβάσεις, αποδείξεις και πλήθος άλλων εγγράφων που πρέπει να καταχωρηθούν και να αρχειοθετηθούν.
Συχνά η επιλογή εξοπλισμού βασίζεται αποκλειστικά στις δυνατότητες εκτύπωσης. Όμως μια πιο προσεκτική ανάλυση μπορεί να δείξει ότι το μεγαλύτερο μέρος του χρόνου των εργαζομένων καταναλώνεται στη σάρωση και διαχείριση εγγράφων και όχι στην εκτύπωση.
Όταν το workflow δεν έχει αξιολογηθεί σωστά, οι εργαζόμενοι αναγκάζονται να εκτελούν χειροκίνητες διαδικασίες που μειώνουν την παραγωγικότητα και αυξάνουν το λειτουργικό κόστος.
Πώς το Τμήμα Πωλήσεων Μπορεί να Χάνει Παραγωγικότητα λόγω Λάθος Εκτυπωτικού Εξοπλισμού
Το τμήμα πωλήσεων απαιτεί μέγιστη ταχύτητα. Τα στελέχη τυπώνουν προσφορές, παρουσιάσεις και συμβάσεις ελάχιστα λεπτά πριν από κρίσιμα ραντεβού με πελάτες ή καθοριστικές διαπραγματεύσεις.
Ωστόσο, σε αρκετούς οργανισμούς η χωροθέτηση των συσκευών γίνεται με κριτήριο τα τετραγωνικά και όχι τις πραγματικές ανάγκες. Ένα κεντρικό πολυμηχάνημα που καλύπτει ολόκληρο τον όροφο καταλήγει να προκαλεί μόνιμες αναμονές και bottlenecks.
Στο σενάριο αυτό, το ζήτημα δεν εντοπίζεται στην ποιότητα ή στις προδιαγραφές του εκτυπωτή, αλλά στην ελαττωματική διασπορά του εξοπλισμού εντός της εταιρείας.
Πώς οι Ανάγκες του Marketing Επηρεάζουν το Συνολικό Κόστος Εκτύπωσης
Το τμήμα marketing εκτυπώνει συχνά έγχρωμα έγγραφα υψηλής ανάλυσης για παρουσιάσεις, δοκίμια και προωθητικό υλικό.
Όταν η επιλογή του εξοπλισμού βασίζεται αποκλειστικά στη μείωση του κόστους, οι ανάγκες του τμήματος δεν καλύπτονται. Οι εργασίες ανατίθενται σε εξωτερικά τυπογραφεία ή επαναλαμβάνονται λόγω χαμηλής ποιότητας.
Με αυτόν τον τρόπο, η προσπάθεια για περιορισμό των εξόδων οδηγεί σε αυξημένες τελικές δαπάνες.
Γιατί Κάθε Τμήμα Χρειάζεται Διαφορετική Προσέγγιση στον Εκτυπωτικό Εξοπλισμό
Ένα κλασικό σφάλμα είναι η ομοιόμορφη αντιμετώπιση όλων των τμημάτων μιας επιχείρησης.
Το λογιστήριο απαιτεί προηγμένες λειτουργίες σάρωσης, οι πωλήσεις άμεση πρόσβαση σε εκτυπώσεις, το marketing κορυφαία ποιότητα χρωμάτων και η διοίκηση εξειδικευμένες δυνατότητες διαχείρισης εγγράφων.
Όταν αυτές οι διαφορετικές ανάγκες εξισώνονται, η εταιρεία επενδύει σε εξοπλισμό που δεν αξιοποιείται αποτελεσματικά.
Τι είναι το Initial Discovery Assessment της Canon και Πώς Βοηθά τις Επιχειρήσεις
Το Initial Discovery Assessment αποτελεί μέρος των υπηρεσιών Managed Print Services (MPS) της Canon και χρησιμοποιείται από την Canon και τους εξουσιοδοτημένους συνεργάτες της ως ένα από τα πρώτα στάδια αξιολόγησης του εκτυπωτικού περιβάλλοντος μιας επιχείρησης.
Δεν πρόκειται για λογισμικό ή πλατφόρμα που χρησιμοποιεί η ίδια η επιχείρηση. Πρόκειται για μια διαδικασία ανάλυσης που βοηθά τον συνεργάτη να αποκτήσει μια ολοκληρωμένη εικόνα του υπάρχοντος περιβάλλοντος εκτύπωσης και σάρωσης.
Αυτή η αρχική χαρτογράφηση μας επιτρέπει να συνδυάζουμε με ακρίβεια τα καθημερινά workflows της εταιρείας με τις ιδιαίτερες απαιτήσεις κάθε τμήματος. Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης καταγράφονται τα εκτυπωτικά assets της επιχείρησης, αναλύονται οι όγκοι εκτύπωσης, εξετάζεται η αναλογία ασπρόμαυρων και έγχρωμων εκτυπώσεων και, όπου απαιτείται, αξιολογείται η συμπεριφορά των χρηστών.
Τα δεδομένα αυτά επιτρέπουν στον μεταπωλητή που συνεργάζεται με την επιχείρησή σου να εντοπίσει ευκαιρίες βελτιστοποίησης και να προτείνει λύσεις που ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες κάθε τμήματος.
Συμπέρασμα
Η δαπάνη για τον εκτυπωτικό εξοπλισμό δεν περιορίζεται στην αγορά των συσκευών, αλλά καθορίζεται κυρίως από την καθημερινή τους χρήση στην επιχείρηση.
Χωρίς σωστή ανάλυση των workflows κάθε τμήματος, ακόμα και ο κορυφαίος εξοπλισμός υποαποδίδει. Αντίθετα, οι αποφάσεις που βασίζονται σε πραγματικά δεδομένα ενισχύουν την παραγωγικότητα, μειώνουν τα λειτουργικά κόστη και βελτιστοποιούν την απόδοση της επένδυσης.
Για τους παραπάνω λόγους μια σωστή και εμπεριστατωμένη διαδικασία αξιολόγησης όπως το Initial Discovery Assessment, θα βοηθήσει μια επιχείριση να επιλέξει σωστά το MPS (Managed Print Services) που ταιριάζει και οφελεί τη βελτιστοποίηση της λειτουργίας αλλά και τον περιορισμό κόστους.
