Αγορά Plotter ή Εξωτερική Εκτύπωση; Πότε σε Συμφέρει;

Για κάθε αρχιτεκτονικό γραφείο, τεχνική εταιρεία, γραφίστα ή επιχείρηση, δημιουργείται συχνά το ερώτημα: "με συμφέρει να αγοράσω δικό μου plotter ή να συνεχίσω την συνεργασία με εξωτερικό συνεργάτη;"

Με μια ματιά

Πόσες εκτυπώσεις μεγάλου format χρειάζεσαι;
Πόσο σημαντικός είναι ο χρόνος και η ευελιξία στη δουλειά σου;
Θέλεις μεγαλύτερο έλεγχο στο χαρτί και στο αποτέλεσμα;
Χρειάζεσαι και scan ή copy μεγάλου format;
Πώς συγκρίνεις το κόστος plotter με την εξωτερική εκτύπωση;
Αγορά plotter ή εξωτερική εκτύπωση;

Μπορούμε να εξετάσουμε μαζί τον όγκο και τα μεγέθη των εκτυπώσεών σου, τις ανάγκες της επιχείρησής σου και τις διαθέσιμες λύσεις Canon imagePROGRAF ή HP DesignJet, ώστε να δεις ποια επιλογή ταιριάζει περισσότερο στη χρήση σου.

Η εξωτερική ανάθεση έχει το πλεονέκτημα ότι δεν απαιτεί αρχική επένδυση σε εξοπλισμό. Στέλνεις το αρχείο, πληρώνεις την εκτύπωση και παραλαμβάνεις το αποτέλεσμα. Όταν όμως οι ανάγκες σου αυξάνονται, αξίζει να υπολογίσεις όχι μόνο την τιμή κάθε εκτύπωσης, αλλά και τον χρόνο αναμονής, τις μετακινήσεις, τις επανεκτυπώσεις και την ευελιξία που χρειάζεσαι στην καθημερινή σου εργασία.

Από την άλλη πλευρά, με έναν δικό σου plotter μπορείς να εκτυπώσεις στον χώρο σου και στον δικό σου χρόνο - γεγονός που σου γλυτώνει χρόνο διαχείρησης. Η αγορά του όμως συνοδεύεται από κόστος απόκτησης, αναλώσιμων και συντήρησης.

Επομένως, η σωστή ερώτηση δεν είναι απλώς «ποιο κοστίζει λιγότερο;». Είναι «ποια λύση ταιριάζει καλύτερα στον τρόπο που δουλεύω εγώ και στις ανάγκες που έχω για μεγάλου format εκτυπώσεις;»

1. Πόσες εκτυπώσεις μεγάλου format χρειάζεσαι;

Ο όγκος των εκτυπώσεων είναι ένα από τα πρώτα στοιχεία που αξίζει να εξετάσεις.

Αν χρειάζεσαι μία εκτύπωση A1 ή A0 περιστασιακά, η εξωτερική εκτύπωση μπορεί να είναι μια πρακτική λύση. Έτσι, αξιοποιείς την υπηρεσία όταν προκύπτει ανάγκη, χωρίς να χρειάζεται να αποκτήσεις δικό σου μηχάνημα.

Αν όμως οι εκτυπώσεις αποτελούν συχνό μέρος της εργασίας σου, η εικόνα αλλάζει. Ένα αρχιτεκτονικό ή τεχνικό γραφείο μπορεί να χρειάζεται συστηματικά σχέδια για μελέτες, παρουσιάσεις, διορθώσεις ή χρήση στο εργοτάξιο.

Για να δεις τι πραγματικά σε συμφέρει, ξεκίνα καταγράφοντας για μερικούς μήνες:

πόσες εκτυπώσεις μεγάλου format κάνεις;
ποια μεγέθη εκτυπώνεις περισσότερο;
πόσο πληρώνεις συνολικά;
υπάρχουν έξοδα μεταφοράς ή επείγουσας εξυπηρέτησης;
πόσο συχνά χρειάζεσαι επανεκτύπωση;
χρειαζεται ενασχόληση προσωπικου;

Στη συνέχεια μπορείς να συγκρίνεις το σημερινό κόστος εξωτερικής εκτύπωσης με το κόστος απόκτησης και λειτουργίας ενός plotter. Στον δεύτερο υπολογισμό θα χρειαστεί να συμπεριλάβεις το κόστος του εξοπλισμού, το χαρτί, τα μελάνια και τη συντήρηση.

Έτσι θα έχεις μια εικόνα βασισμένη στη δική σου χρήση και όχι σε έναν γενικό κανόνα απόσβεσης.

2. Πόσο σημαντικός είναι ο χρόνος και η ευελιξία στη δουλειά σου;

Η εξωτερική εκτύπωση προσθέτει ένα ακόμη στάδιο στη διαδικασία: στέλνεις το αρχείο, περιμένεις να ολοκληρωθεί η εργασία και στη συνέχεια παραλαμβάνεις ή περιμένεις την παράδοση. Όταν οι ανάγκες σου είναι περιστασιακές και υπάρχει διαθέσιμος χρόνος, αυτό μπορεί να λειτουργεί χωρίς ιδιαίτερη δυσκολία.

Αν όμως τα αρχεία σου αλλάζουν συχνά ή χρειάζεσαι μια εκτύπωση άμεσα, ο χρόνος αναμονής γίνεται πιο σημαντικός. Μια διόρθωση σε ένα αρχιτεκτονικό σχέδιο, μια ενημέρωση σε μια τεχνική μελέτη ή μια νέα έκδοση μιας παρουσίασης μπορεί να απαιτήσει επανεκτύπωση. Με εξωτερική εκτύπωση, κάθε νέα έκδοση σημαίνει μια ακόμη ανάθεση και έναν ακόμη κύκλο αναμονής.

Με έναν plotter στον χώρο σου, μπορείς να εκτυπώνεις όταν είσαι έτοιμος και να προχωράς σε νέα εκτύπωση κάθε φορά που χρειάζεται. Έτσι, όταν συγκρίνεις την αγορά plotter με την εξωτερική εκτύπωση, αξίζει να υπολογίσεις όχι μόνο το κόστος ανά εκτύπωση, αλλά και τον χρόνο που χρειάζεσαι για αποστολή αρχείων, παραλαβή ή παράδοση και επανεκτυπώσεις.

3. Θέλεις μεγαλύτερο έλεγχο στο χαρτί και στο αποτέλεσμα;

Όταν αναθέτεις μια εκτύπωση σε τρίτο, οι επιλογές σου εξαρτώνται από τον εξοπλισμό και τα διαθέσιμα μέσα του παρόχου.

Αν οι ανάγκες σου περιορίζονται σε ένα συγκεκριμένο τύπο εκτύπωσης, αυτό μπορεί να μην αποτελεί πρόβλημα. Αν όμως χρειάζεσαι διαφορετικά μεγέθη ή υλικά, αξίζει να εξετάσεις τι δυνατότητες σου προσφέρει ένας δικός σου plotter.

Ανάλογα με το μοντέλο, μπορείς να έχεις επιλογές σε διαφορετικά μέσα εκτύπωσης και να προσαρμόζεις τις ρυθμίσεις σύμφωνα με την εργασία που θέλεις να πραγματοποιήσεις.

Ένα τεχνικό σχέδιο μπορεί να έχει διαφορετικές ανάγκες από ένα poster ή μια έγχρωμη παρουσίαση. Με τον δικό σου εξοπλισμό έχεις άμεση πρόσβαση στις διαθέσιμες επιλογές και μπορείς να ελέγχεις το αποτέλεσμα πριν προχωρήσεις στην τελική παράδοση.

Εδώ είναι σημαντικό να εξετάσεις τις πραγματικές δυνατότητες κάθε μοντέλου: υποστηριζόμενα μεγέθη, τύπους μέσων, τεχνολογία εκτύπωσης και εφαρμογές που καλύπτει.

4. Χρειάζεσαι και scan ή copy μεγάλου format;

Αν στη δουλειά σου διαχειρίζεσαι συχνά έντυπα σχέδια, η ανάγκη σου μπορεί να μην περιορίζεται στην εκτύπωση.

Υπάρχουν λύσεις μεγάλου format που συνδυάζουν εκτύπωση με σάρωση και αντιγραφή, προσφέροντας περισσότερες δυνατότητες μέσα στον ίδιο χώρο εργασίας.

Για παράδειγμα, μπορεί να έχεις ένα έντυπο σχέδιο με χειρόγραφες διορθώσεις και να θέλεις να το ψηφιοποιήσεις. Με έναν κατάλληλο scanner μεγάλου format μπορείς να δημιουργήσεις ψηφιακό αρχείο και να συνεχίσεις την επεξεργασία του.

Αντίστοιχα, η λειτουργία αντιγραφής μπορεί να σε εξυπηρετήσει όταν χρειάζεσαι περισσότερα αντίτυπα ενός σχεδίου.

Δεν σημαίνει ότι χρειάζεσαι απαραίτητα ένα MFP. Αν οι ανάγκες σου περιορίζονται στην εκτύπωση, ένας plotter μπορεί να είναι αρκετός. Αν όμως χρησιμοποιείς συχνά print, scan και copy, αξίζει να εξετάσεις και τις πολυλειτουργικές λύσεις.

5. Πώς συγκρίνεις το κόστος plotter με την εξωτερική εκτύπωση;

Εδώ χρειάζεται να δεις τη συνολική εικόνα.

Με την εξωτερική εκτύπωση, το κόστος συνδέεται άμεσα με τη χρήση σου. Κάθε εργασία έχει τη δική της χρέωση και δεν χρειάζεται να αναλάβεις το κόστος αγοράς του εξοπλισμού.

Με έναν δικό σου plotter, υπάρχει η αρχική επένδυση για την απόκτηση του εξοπλισμού. Παράλληλα, χρειάζεται να υπολογίσεις τα έξοδα λειτουργίας, όπως χαρτί, μελάνια και συντήρηση.

Για να συγκρίνεις τις δύο επιλογές, ξεκίνα από τα πραγματικά δεδομένα της επιχείρησής σου.

Πόσα χρήματα διαθέτεις σήμερα για εξωτερικές εκτυπώσεις κάθε μήνα; Πόσες εκτυπώσεις κάνεις; Πόσο συχνά χρειάζεσαι επανεκτύπωση; Πόσο χρόνο αφιερώνεις για αποστολές, συνεννοήσεις και παραλαβές; Και τελικά, ποιος αναλαμβάνει όλη αυτή τη διαδικασία μέσα στην επιχείρησή σου;

Αυτές οι απαντήσεις θα σου δώσουν μια πιο ρεαλιστική εικόνα για το αν η αγορά ενός plotter έχει νόημα για τη δική σου χρήση.