CRM DMS ERP - Ενσωμάτωση κατάλληλων συστημάτων στην επιχείρηση

CRM DMS ERP - Ενσωμάτωση κατάλληλων συστημάτων στην επιχείρηση

Πώς να πετύχω καλύτερα αποτελέσματα;

Πώς να βελτιώσω τις επιχειρηματικές διαδικασίες στην εταιρεία μου;

Σίγουρα αναρωτιέσαι…


full screen

Γρήγορη Περιήγηση

  1. Τι είναι ένα σύστημα CRM;
    1. Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα CRM;
    2. Πλεονεκτήματα της ανάπτυξης και εφαρμογής ενός προσαρμοσμένου συστήματος CRM
  2. Τι είναι το DMS;
    1. Πλεονεκτήματα DMS
  3. Τι είναι ένα σύστημα ERP και πώς λειτουργεί;
    1. Πλεονεκτήματα και αποστολή του συστήματος ERP
  4. Προσαρμοσμένο εργαλείο διαχείρισης επιχειρήσεων
  5. Συμπέρασμα

Στις μέρες μας, η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών είναι απαραίτητη. Η τεράστια ροή πληροφοριών και ο αγώνας για καλύτερα αποτελέσματα οδηγούν σε ένα σημείο όπου η ανάγκη για αυτοματοποίηση διαδικασιών, είναι απαραίτητη.

Οι σύγχρονες τεχνολογίες και λύσεις, όπως τα συστήματα CRM, DMS και ERP, βοηθούν στην αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών ροών εργασίας.

Τι είναι ένα σύστημα CRM;

Ένα CRM (Customer Relationship Management - Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων) έχει σχεδιαστεί για την επίτευξη των ακόλουθων στόχων:

  • Διαχείριση ηγετικών στελεχών

Η δημιουργία δυνητικών πελατών είναι το πρώτο βήμα στον κύκλο πωλήσεων. Το λογισμικό CRM βοηθά στη συλλογή στοιχείων δυνητικών πελατών από πολλαπλά κανάλια, όπως φόρμες διαδικτύου, τηλεφωνικές κλήσεις, πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.

  • Φροντίδα πελατών και ανάπτυξη σχέσεων

Καταγραφή λεπτομερειών (ενδιαφέροντα, δραστηριότητες, αλληλεπιδράσεις με την επωνυμία σας) σχετικά με τους πελάτες σε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης, προκειμένου να δημιουργηθεί ένα ολοκληρωμένο προφίλ πελάτη και στη συνέχεια η δημιουργία εξατομικευμένων εκστρατειών που τους υποστηρίζουν και τους ανταμείβουν.

  • Αυτοματοποίηση της ομαδικής εργασίας

Δημιουργία και βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών, βελτίωση της εξυπηρέτησης των πελατών με την αποθήκευση πληροφοριών σχετικά με αυτούς και τη διατήρηση του ιστορικού των σχέσεων με τους πελάτες.

  • Μάρκετινγκ

Δυνατότητα τμηματοποίησης δυνητικών πελατών, προετοιμασίας και εκτέλεσης εκστρατειών μάρκετινγκ, παρακολούθησης της βελτιστοποίησης των εκστρατειών, αυτοματοποίησης και ανάλυσης των αποτελεσμάτων.

Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα CRM;

  • Ελέγχει την εργασία που γίνεται από τους υπαλλήλους.
  • Διαμορφώνει τυποποιημένες διαδικασίες.
  • Επιτρέπει στους υπαλλήλους να καταγράφουν όλες τις εισερχόμενες κλήσεις, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλες επαφές.
  • Καλύπτει μία βάση δεδομένων όλων των ιστορικών, υφιστάμενων και δυνητικών πελατών.
  • Συνεργάζεται με στατιστικά στοιχεία και αναλύσεις για την αποτελεσματική συνεργασία με δυνητικούς και υφιστάμενους πελάτες.

Όταν αποφασίζεις να χρησιμοποιήσεις ένα σύστημα CRM, είναι πολύ σημαντικό να επιλέξεις αυτό που ταιριάζει καλύτερα στην εταιρεία σου. Πρέπει να περιέχει όλες τις απαραίτητες λειτουργίες και χαρακτηριστικά και να είναι εύκολο στην κατανόηση από τους υπαλλήλους και τα στελέχη.

Πλεονεκτήματα της ανάπτυξης και εφαρμογής ενός προσαρμοσμένου συστήματος CRM

  • Επεκτασιμότητα

Μπορείς να εφαρμόσεις μια λύση CRM ακόμη και όταν η εταιρεία σου είναι ακόμη μικρή. Ένα σύστημα CRM μπορεί να σχεδιαστεί έτσι ώστε να είναι επεκτάσιμο και να αναπτύσσεται μαζί με την επιχείρησή σας.

  • Συγκέντρωση δεδομένων

Το CRM είναι ένα σύστημα που βοηθά στη διαχείριση και την αποθήκευση όλων των επιχειρηματικών δεδομένων σε ένα μέρος για εύκολη ανάκτηση όταν χρειάζεται. Επιπλέον, μπορείς να ορίσεις διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης για συγκεκριμένους υπαλλήλους.

  • Ανάκτηση δεδομένων

Μαζί με τη συλλογή και την αποθήκευση δεδομένων, το CRM παρέχει τη δυνατότητα "ανάκτησης δεδομένων" για αναφορές και άλλες αναλύσεις. Βοηθά να αναδειχθούν τα δυνατά και αδύνατα σημεία της "ροής εργασίας" της εταιρείας και να ληφθούν μέτρα για την βελτίωση.

  • Μείωση κόστους

Το CRM συμβάλλει στη μείωση του κόστους της εταιρείας σας αυξάνοντας την παραγωγικότητα της ροής εργασιών και μειώνοντας τις χειροκίνητες και έντυπες διαδικασίες.

Τι είναι το DMS;

Το DMS (Document Management System - Σύστημα Διαχείρισης Εγγράφων) είναι μια αυτοματοποιημένη λύση λογισμικού για την ψηφιοποίηση, αποθήκευση και διαχείριση εγγράφων.

Ιδιότητες DMS

  • Οργάνωση εγγράφων
  • Αποτελεσματική αναζήτηση εγγράφων
  • Μετατροπή έντυπων εγγράφων στην ηλεκτρονική τους μορφή
  • Δημιουργία εγγράφων και διαχείριση των εκδόσεων και των αναθεωρήσεών τους
  • Δυνατότητα συνεργασίας πολλών χρηστών σε ένα έγγραφο
  • Καταγραφή ιστορικών εργασιών με έγγραφα
  • Δυνατότητα ηλεκτρονικής έγκρισης
  • Δυνατότητα δημιουργίας τυποποιημένων εγγράφων
  • Διαχείριση εταιρικών προτύπων εγγράφων

Πλεονεκτήματα DMS

  • Μειωμένη φυσική αποθήκευση

Εάν η επιχείρησή σου εξακολουθεί να βασίζεται στην έντυπη τεκμηρίωση, μπορείς να επιβεβαιώσεις ότι απαιτούνται μεγάλες αποθηκευτικές δομές για τη διαχείριση μεγάλου όγκου έντυπων εγγράφων. Η μετάβαση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων επιτρέπει να σαρώνεις και να αποθηκεύεις ψηφιακά έντυπα έγγραφα που διαφορετικά καταλαμβάνουν χώρο στο γραφείο.

  • Χαμηλότερο κόστος

Πώς το κόστος θα διατηρηθεί σε χαμηλά επίπεδα. Ένας από τους πιο αποτελεσματικούς τρόπους για να επιτευχθεί αυτό είναι, μεταξύ άλλων, να σταματήσεις να βασίζεσαι στο χαρτί. Ο υπολογισμός ετήσιας προμήθειας χαρτιού κοστίζει, ειδικά αν χρησιμοποιείται για την παροχή πληροφοριών στους υπαλλήλους. Το DMS μπορεί να διεκπεραιώσει αυτές και άλλες εργασίες, εξοικονομώντας παράλληλα χρήματα.

  • Εξοικονόμηση χρόνου

Ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά και οφέλη ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων είναι ότι όλοι μέσα στην επιχείρηση έχουν άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται, όπου κι αν βρίσκονται.

  • Διεξοδική ευρετηρίαση των εγγράφων

Ανεξάρτητα από το πόσο καλά είναι οργανωμένο ένα σύστημα αρχειοθέτησης, υπάρχει πιθανότητα λάθους με τα φυσικά έγγραφα. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων παρέχει ισχυρές δυνατότητες ευρετηρίασης, ώστε να ξέρεις ακριβώς πού βρίσκεται τι.

  • Ασφάλεια

Το χαρτί μπορεί εύκολα να κλαπεί ή να καταστραφεί και τα έγγραφα-κλειδιά μπορούν να χρησιμοποιηθούν καταχρηστικά ανά πάσα στιγμή. Η αναβάθμιση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων θα βελτιώσει την ασφάλεια.

  • Οικολογικό

Το "Going green" δεν είναι μόνο ένα σύνθημα, αλλά και μια αναγκαιότητα στον σημερινό κόσμο. Οι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο λαμβάνουν μέτρα για να μειώσουν τον αντίκτυπό τους στο περιβάλλον, και αυτή η φιλοσοφία έχει εξαπλωθεί και στον κόσμο των επιχειρήσεων. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να γίνουν αλλαγές είναι η μετάβαση σε ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει αρκετό χαρτί.

Τι είναι ένα σύστημα ERP και πώς λειτουργεί;

Το ERP (Enterprise Resource Planning - Προγραμματισμός επιχειρησιακών πόρων) συνδέει όλα τα τμήματα της εταιρείας σε ένα σύστημα και παρέχει πρόσβαση στα δεδομένα σε όλους τους υπαλλήλους. Το σύστημα αυτό βοηθά στην έγκαιρη ολοκλήρωση των καθημερινών εργασιών, χωρίς καμία δυσκολία στην εύρεση των απαιτούμενων πληροφοριών. Φυσικά, εδώ προκύπτει η ανάγκη για διαφορετικά επίπεδα πρόσβασης. Είναι σημαντικό να συνδεθούν τα τμήματα εκείνα που συνεργάζονται άμεσα σε καθημερινή βάση.

Έτσι, το ERP επιτρέπει την εύκολη ανταλλαγή δεδομένων από όλα τα τμήματα και την πρόσβαση σε αυτά σε ολόκληρη την επιχείρηση. Με τη συγκέντρωση όλων των πληροφοριών, το ERP βοηθά στην ανάπτυξη των επιχειρηματικών στόχων και μειώνει τον χρόνο που αφιερώνουν οι εργαζόμενοι σε εργασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Η εφαρμογή του ERP έχει πολλά οφέλη για μια επιχείρηση, επειδή αυξάνει την αποτελεσματικότητα της ροής εργασιών. Το ERP βελτιστοποιεί τις ακόλουθες ροές εργασίας:

  • Λογιστική

Η λογιστική ενότητα μειώνει τον χρόνο που πρέπει να ξοδεύουν οι λογιστές σας σε κουραστικές εργασίες, όπως η χειροκίνητη εισαγωγή πληροφοριών σε λογιστικά φύλλα. Διαθέτει επίσης άλλες διαθέσιμες λειτουργίες, όπως η αυτόματη αποστολή τιμολογίων στους πελάτες.

  • Ανθρώπινο Δυναμικό

Η ενότητα ανθρώπινου δυναμικού βοηθά στην αυτόματη παρακολούθηση των υποψηφίων ή στην κατανομή των μπόνους των εργαζομένων. Αυτή η ενότητα μπορεί να ενσωματωθεί με τη λογιστική ενότητα για την αυτόματη πληρωμή όλων των εργαζομένων.

  • Παραγωγή

Κάθε εταιρεία παραγωγής ή διανομής μπορεί να επωφεληθεί από ένα σύστημα ERP. Τα εργαλεία του λογισμικού ERP μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τον εξορθολογισμό διαφόρων πτυχών της παραγωγικής διαδικασίας, για παράδειγμα, για τον προσδιορισμό του σημείου στο οποίο είναι απαραίτητο να γίνει αναπαραγγελία υλικών για την παραγωγή ορισμένων αγαθών.

  • Διαχείριση πελατειακών σχέσεων

Η ενότητα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM) εργάζεται για τη βελτίωση των σχέσεων των πελατών με την εταιρεία σας και διασφαλίζει ότι θα έχουν μια άψογη εμπειρία. Το σύστημα μπορεί να αναλύει το ιστορικό αγορών και περιήγησης του πελάτη και να του στέλνει στοχευμένες διαφημίσεις με βάση τα προϊόντα που έχει δει.

  • Έλεγχος αποθεμάτων

Μια άλλη κοινή ενότητα ERP είναι η ενότητα παρακολούθησης των αποθεμάτων της εταιρείας σας. Αυτό το εργαλείο μπορεί να προβλέψει πότε ένα προϊόν θα εξαντληθεί και θα παραγγείλει αυτόματα αυτά τα προϊόντα, πράγμα που σημαίνει ότι θα έχετε πάντα τα προϊόντα σε απόθεμα.

Αυτά είναι μόνο παραδείγματα της χρήσης των ενοτήτων για τις κατασκευαστικές εταιρείες.

Για άλλους τύπους εταιρειών, οι ενότητες προσαρμόζονται στις ανάγκες τους.

Πλεονεκτήματα και αποστολή του συστήματος ERP

Το σύστημα ERP εφαρμόζεται με σκοπό τον εξορθολογισμό της ροής εργασιών της εταιρείας σας. Αυτοματοποιεί διάφορες διαδικασίες με ταχύτητα, ελαχιστοποιώντας λάθη. Τα κύρια πλεονεκτήματα της εφαρμογής του ERP είναι τα εξής:

  • ο εξορθολογισμός και η βελτίωση των διαδικασιών εργασίας,
  • η παροχή σαφών προβλέψεων για το τμήμα πωλήσεων,
  • η δυνατότητα ανάπτυξης και επέκτασης των συνόρων σας μαζί με την επέκταση μιας επιχείρησης,
  • η διαθεσιμότητα ολοκληρωμένων πληροφοριών,
  • βελτιστοποίηση του κόστους για το ανθρώπινο δυναμικό και άλλα συστήματα,
  • δημιουργία προηγμένων αναλύσεων και προβλέψεων.

Προσαρμοσμένο εργαλείο διαχείρισης επιχειρήσεων

Τα συστήματα CRM, DMS και ERP υλοποιούνται με σκοπό τη βελτιστοποίηση μιας επιχείρησης, την αύξηση της παραγωγικότητας και της αποδοτικότητας των διαδικασιών εργασίας και την αύξηση του κέρδου. Ωστόσο, οι έτοιμες λύσεις συχνά δεν αρκούν για να καλύψουν με ακρίβεια ολόκληρη τη ροή εργασιών.

Η ανάγκη για την ανάπτυξη μιας προσαρμοσμένης λύσης λογισμικού που θα καλύπτει όλες τις επιχειρηματικές απαιτήσεις και θα αυτοματοποιεί τις ροές εργασίας, ίσως είναι η καλύτερη λύση.

Το σύστημα σχεδιάζεται ακριβώς σύμφωνα με τις ιδέες και τις ανάγκες μιας επιχείρησης και ένα ERP μπορεί να ενσωματώσει λύσεις CMS και DMS, με αποτέλεσμα να:

  • Είναι ειδικά προσαρμοσμένο στις ανάγκες της επιχείρησης.
  • Είναι εύκολο στη χρήση.
  • Πληρώνεις μόνο για τα χαρακτηριστικά που χρειάζεσαι.
  • Έχεις τη δυνατότητα προσθήκης πρόσθετων λειτουργιών.
  • Αποφεύγεις την καταβολή υψηλών μηνιαίων τελών χρήσης άδειας χρήσης.

Εν κατακλείδι

Οργανωμένη εργασία με το ανθρώπινο δυναμικό και τους πελάτες, αποτελεσματικότητα, βέλτιστη ροή εργασιών και υψηλότερα κέρδη.

Αυτά είναι τα επιθυμητά αποτελέσματα κάθε επιχείρησης. Δεν είναι λοιπόν περίεργο που τόσες πολλές εταιρείες θέλουν να αυτοματοποιήσουν την επιχείρησή τους το συντομότερο δυνατό;

Ωστόσο, πρέπει να γίνει σωστά με ενσωμάτωση του ιδανικού συστήματος για κάθε επιχείρηση, ώστε να είναι προσαρμοσμένο στις ιδιαίτερες απαιτήσεις και να γίνεται πλήρης αξιοποίηση του συστήματος.

Μην ξεχάσεις να κάνεις μια εγγραφή στο newsletter για να μάθεις περισσότερα για την βελτιστοποίηση της ροής εργασίας στην επιχείρησή σου!

Άλλα άρθρα από το blog
(ή σχετικά άρθρα)

Zisopoulos Team

Άμεση εξυπηρέτηση και καλή ποιότητα υπηρεσιών

Ευαγγελάκος Ι.

97%

ικανοποιημένοι πελάτες βάσει στοιχείων έρευνας που πραγματοποιούμε μετά από κάθε συναλλαγή

Ricoh
Konica Minolta
Canon
Develop
HP
Kyocera
Triumph Adler