Tα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει το Φωτοτυπικό που θα επιλέξεις

Tα χαρακτηριστικά που πρέπει να έχει το Φωτοτυπικό που θα επιλέξεις

Τα φωτοτυπικά μηχανήματα και τα πολυμηχανήματα αποτελούν αναπόσπαστο κομμάτι των σύγχρονων επιχειρήσεων, καθώς βελτιώνουν τη ροή εργασιών. Αυτός ο απαραίτητος εξοπλισμός γραφείου παραμένει ένα κρυφό διαμάντι που μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρόνου και χρήματος.

Γρήγορη Περιήγηση

  1. Ασφαλής απελευθέρωση εκτύπωσης
  2. Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR)
  3. Τακτοποίηση και συρραφή
  4. Τελική επεξεργασία του εγγράφου
  5. Αυτόματη παραγγελία toner
  6. Επεξεργασία εγγράφου πριν την εκτύπωση
  7. Αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης
  8. Scan To Email και Scan To Folder
  9. Mobile Printing
  10. Επιλεκτική αντιγραφή

Τα καλύτερα φωτοτυπικά μηχανήματα πρέπει να λειτουργούν ως κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο για εκτυπώσεις και αντιγραφές. Είτε ενοικιάζεις κάποιο φωτοτυπικό είτε επιθυμείς να αγοράσεις ένα, αυτά είναι τα 10 κορυφαία χαρακτηριστικά που θα εξοικονομήσουν χρόνο και χρήμα. Ας τα δούμε αναλυτικά!


full screen

1. Ασφαλής απελευθέρωση εκτύπωσης

Εάν o εκτυπωτικός εξοπλισμός στο γραφείο σου αποτελείται από έναν στόλο φωτοτυπικών μηχανημάτων, τότε η ασφαλής απελευθέρωση μιας εντολής εκτύπωσης θα πρέπει να είναι προαπαιτούμενη. Αυτό σημαίνει ότι όταν θέλεις να στείλεις μια εντολή εκτύπωσης σε κάποιο εκτυπωτικό μηχάνημα, τότε αυτό μπορεί να σου ζητάει κάποιον κωδικό.

Οι χρήστες εντός του δικτύου χρησιμοποιούν τη λειτουργία ασφαλούς εκτύπωσης για να απελευθερώνουν τα αντίγραφά τους κατόπιν αιτήματος από τον κεντρικό σταθμό εκτύπωσης.

Εκτός αυτού, οι εργαζόμενοι που επιθυμούν να αντιγράψουν ή να εκτυπώσουν τα έγγραφά τους μπορούν να επιλέξουν σε ποια μηχανήματα εντός του δικτύου θα ήθελαν να επεξεργαστούν τα έγγραφά τους.

Η ιδανική λύση θα ήταν να βρεις ένα φωτοτυπικό μηχάνημα που να θέτει το αντίγραφο σε κατάσταση αναμονής μέχρι να πιστοποιήσεις την απελευθέρωσή του, π.χ. με την δημιουργία ενός συστήματος στο οποίο μπορείς να λάβεις έναν κωδικό QR, τον οποίο στη συνέχεια εισάγεις στο φωτοτυπικό για ξεκινήσει το έγγραφο να εκτυπώνεται.

2. Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR)

Η Οπτική Αναγνώριση Χαρακτήρων (OCR), είναι ένα επιπλέον χαρακτηριστικό σύγχρονων Φωτοτυπικών μηχανημάτων. Η δυνατότητα OCR καθιστά δυνατή τη μετατροπή από το φωτοτυπικό οποιουδήποτε τυπωμένου χαρακτήρα μέσα στο πρωτότυπο έγγραφο σε ψηφιακό κείμενο.

Έτσι αποθηκεύεται κάθε λέξη ενός εγγράφου σε μια βάση δεδομένων με δυνατότητα αναζήτησης. Εκτός αυτού, τα δεδομένα που περιέχονται σε αυτό μπορούν να μεταφορτωθούν σε έναν εσωτερικό δίσκο ή εντός της βάσης δεδομένων cloud της επιχείρησης.

Αυτή η δυνατότητα προσφέρει ευκολία, καθώς εξοικονομεί χρόνο, ιδίως κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής ανάλυσης. Επιπλέον διευκολύνει την κοινή χρήση εγγράφων σε διαφορετικές τοποθεσίες, καθιστώντας την έτσι ένα βασικό χαρακτηριστικό για τις επιχειρήσεις που επιθυμούν να αγκαλιάσουν περισσότερο την απομακρυσμένη ή υβριδική εργασία.

3. Τακτοποίηση και συρραφή

Ας υποθέσουμε ότι προβλέπεις ότι θα εκτυπώνεις συχνά μεγάλα έγγραφα που αποτελούνται από πολλές σελίδες, εγχειρίδια ή σημειώσεις μαθητών. Σε αυτή την περίπτωση, χρειάζεσαι ένα φωτοτυπικό που να μπορεί να συγκεντρώνει και να τακτοποιεί όλα τα επιμέρους κομμάτια των αντιγράφων και να τα διατάσσει διαδοχικά.

Ευτυχώς, υπάρχουν σήμερα στην αγορά μηχανήματα που μπορούν να συγκεντρώνουν και να συρράπτουν τα έγγραφά σου και να μην το κάνεις χειροκίνητα.

4. Τελική επεξεργασία του εγγράφου

Ένα βήμα παραπέρα από τη βασική ταξινόμηση και συρραφή είναι η τελική επεξεργασία του εγγράφου, το λεγόμενο φινίρισμα.

Όσον αφορά τα φωτοτυπικά μηχανήματα, το φινίρισμα αναφέρεται σε οποιαδήποτε διαδικασία υπερβαίνει την απλή συρραφή του εγγράφου. Όπως για παράδειγμα να τρυπήσει, να διπλώσει το έγγραφο, να διπλώσει το φυλλάδιο, να κόψει τυχόν ανεπιθύμητα μέρη και να το πλαστικοποιήσει.

Περαιτέρω, μπορείς να έχεις ένα φωτοτυπικό που μπορεί να σφραγίσει με μεμβράνη ή να αποτυπώσει ανάγλυφα το έγγραφό σου.

5. Αυτόματη παραγγελία toner

Τι γίνεται όταν τελειώνει το toner και δεν έχεις εφεδρικό διαθέσιμο; Πρέπει να παραγγείλεις… Η ροή της δουλειάς μου όμως θα σταματήσει.

Ευτυχώς, μπορείς να αποκτήσεις μια λειτουργία για το φωτοτυπικό μηχάνημα που παραγγέλνει αυτόματα το toner εσένα. Με την Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτυπώσεων (MPS), ο πάροχός σου γνωρίζει πότε να σου αποστείλει toner πριν τελειώσει το ήδη υπάρχων.

6. Επεξεργασία εγγράφου πριν την εκτύπωση

Ενδέχεται να χρειαστεί κατά την σάρωση ένα έγγραφο να χρειαστεί μια μικρή επεξεργασία. Η αυτόματη επεξεργασία του εγγράφου θα μπορούσε να περιλαμβάνει την προσθήκη των ημερομηνιών ή ενός υδατογραφήματος.

Εάν το Φωτοτυπικό σου μηχάνημα διαθέτει αυτήν την λειτουργία μπορείς να εξοικονομήσεις χρόνο, παραλείποντας επιπλέον διαδικασίες.

7. Αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης

Η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης περιλαμβάνει την αυτόματη εκτύπωση και των δύο όψεων ενός αντιγράφου. Αυτή η λειτουργία εξοικονομεί και χαρτί και χρόνο.

Και πλέον είναι ένα standard χαρακτηριστικό στα περισσότερα πολυμηχανήματα και φωτοτυπικά μηχανήματα.

8. Scan To Email και Scan To Folder

Η σάρωση και στη συνέχεια η αποστολή μέσω email ή η αποθήκευση του αρχείου στο σημείο που θέλεις περιλαμβάνει πάρα πολλά βήματα, τα οποία απαιτούν χρόνο. Η ύπαρξη ενός φωτοτυπικού που μπορεί να παρακάμψει όλα τα επιπλέον βήματα και απλά να σαρώσει και να αποθηκεύσει το έγγραφο εκεί που του έχεις δηλώσει ή να το στείλει σε κάποιο email θα μπορούσε να απλοποιήσει τις καθημερινή ροή εργασιών στο γραφείο.

9. Mobile Printing

Η λειτουργία Mobile Printing διευκολύνει την εκτύπωση ή τη σάρωση στο φωτοτυπικό από το smartphone ή το tablet σου. Αναφέρεται επίσης ως ασύρματη εκτύπωση, καθώς το μόνο που χρειάζεσαι είναι Wi-Fi για να συνδέσεις το smartphone σου με το φωτοτυπικό.

10. Επιλεκτική αντιγραφή

Η εξοικονόμηση χαρτιού και toner μεταφράζεται σε μείωση του κόστους εκτύπωσης. Για να το κάνεις αυτό, μπορείς να επιλέξεις ποια μέρη του πρωτότυπου εγγράφου θέλεις να εκτυπώσεις.

Εκτός αυτού, η λειτουργία αυτή σου επιτρέπει να επιλέξεις τυχόν προσωπικές ή ευαίσθητες πληροφορίες που δεν θα ήθελες να εκτυπωθούν.

Εσύ ποιο από αυτά τα χαρακτηριστικά πιστεύεις ότι θα επιταχύνει διαδικασίες στο γραφείο σου;

Εάν χρειάζεσαι να ρυθμίσουμε κάποιο από τα παραπάνω στο φωτοτυπικό σου μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας:

  • messenger

  • email

  • Πάρε μας ένα τηλέφωνο: +30 25210 81 431 / +30 6981 030899

Άλλα άρθρα από το blog
(ή σχετικά άρθρα)

Zisopoulos Team

Όλα τα τμήματά σας παρεχουν εξαιρετικές υπηρεσίες και άψογη εξυπηρέτηση. Όποτε σας χρειαστήκαμε ήσασταν δίπλα μας το συντομότερο!!!

Νικολαίδης Α.

97%

ικανοποιημένοι πελάτες βάσει στοιχείων έρευνας που πραγματοποιούμε μετά από κάθε συναλλαγή

Ricoh
Konica Minolta
Canon
Develop
HP
Kyocera
Triumph Adler