Τα φωτοτυπικά μηχανήματα και τα πολυμηχανήματα υπάρχουν πλέον σε καθε γραφείο καθώς συμβάλλουν στη διαχείριση των εγγράφων και της πληροφορίας.
Η τεχνολογία των φωτοτυπικών και πολυμηχανημάτων έχει εξελιχθεί, ώστε να υποστηρίζει περισσότερες λειτουργίες πέρα από την απλή εκτύπωση ή αντιγραφή. Πολλά μοντέλα πλέον ενσωματώνουν δυνατότητες που διευκολύνουν τη διαχείριση εγγράφων, από τη φυσική μορφή έως την ψηφιοποίησή τους και την αποστολή ή αποθήκευσή τους σε ηλεκτρονικό περιβάλλον. Με αυτόν τον τρόπο, εξυπηρετείται καλύτερα η ροή πληροφοριών εντός του γραφείου.
Γρήγορη Περιήγηση
- Αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης - duplex
- Ασφαλής εκτύπωση - Secure Printing
- Scan To Email, To Folder, To Cloud
- Παράλειψη κενών σελίδων (Skip Blank Pages)
- Σελιδοποίηση εγγράφων
- Υδατογράφημα & Σήμανση Εμπιστευτικότητας
- Mobile Printing
- Cloud Printing
- Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR)
- Επιλεκτική αντιγραφή
Σε αυτό το άρθρο εξετάζουμε 10 λειτουργίες φωτοτυπικών που αφορούν την επεξεργασία και τη διαχείριση εγγράφων στον χώρο του γραφείου.
1. Αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης - duplex
Η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης είναι η 👑 Βασίλισσα των χαρακτηριστικών και περιλαμβάνει την αυτόματη εκτύπωση και των δύο όψεων ενός αντιγράφου. Αυτή η λειτουργία εξοικονομεί και χαρτί και χρόνο.
Και πλέον είναι ένα standard χαρακτηριστικό στα περισσότερα πολυμηχανήματα και φωτοτυπικά μηχανήματα.
2. Ασφαλής εκτύπωση - Secure Printing
Όταν χειρίζεσαι ευαίσθητα ή προσωπικά έγγραφα, η λειτουργία Secure Print σε προστατεύει από τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Πριν ξεκινήσει η εκτύπωση, το φωτοτυπικό ζητά επιβεβαίωση ταυτότητας, όπως προσωπικό PIN, σάρωση κάρτας ή QR code, ώστε να εκτυπώσει μόνο όταν το ζητήσεις εσύ. Έτσι, αποφεύγεται η αυτόματη εκτύπωση χωρίς φυσική παρουσία και μειώνεται ο κίνδυνος να πέσουν ευαίσθητες πληροφορίες σε λάθος χέρια.
3. Scan To Email, To Folder, To Cloud
Η σάρωση και στη συνέχεια η αποστολή μέσω email ή η αποθήκευση του αρχείου σε φάκελο στον υπολογιστή σου περιλαμβάνει συνήθως πολλά επιμέρους βήματα, που απαιτούν χρόνο. Ένα σύγχρονο φωτοτυπικό μπορεί να παρακάμψει αυτή τη διαδικασία και να εκτελέσει αυτόματα τις ενέργειες που του έχεις προκαθορίσει: να σαρώσει και να στείλει απευθείας το έγγραφο σε συγκεκριμένο email, σε φάκελο δικτύου ή ακόμη και σε κάποια cloud πλατφόρμα, όπως το Google Drive ή το OneDrive. Έτσι, απλοποιείται σημαντικά η ροή εργασιών στο γραφείο και μειώνονται οι καθυστερήσεις στην αρχειοθέτηση και κοινοποίηση των εγγράφων.
4. Παράλειψη κενών σελίδων (Skip Blank Pages)
Ένα βήμα παραπέρα από τη βασική ταξινόμηση και συρραφή είναι η τελική επεξεργασία του εγγράφου, το λεγόμενο φινίρισμα.
Όσον αφορά τα φωτοτυπικά μηχανήματα, το φινίρισμα αναφέρεται σε οποιαδήποτε διαδικασία υπερβαίνει την απλή συρραφή του εγγράφου. Όπως για παράδειγμα να τρυπήσει, να διπλώσει το έγγραφο, να διπλώσει το φυλλάδιο, να κόψει τυχόν ανεπιθύμητα μέρη και να το πλαστικοποιήσει.
Περαιτέρω, μπορείς να έχεις ένα φωτοτυπικό που μπορεί να σφραγίσει με μεμβράνη ή να αποτυπώσει ανάγλυφα το έγγραφό σου.
5. Σελιδοποίηση εγγράφων
Σελιδοποίηση εγγράφων σημαίνει ότι το φωτοτυπικό φροντίζει να βγουν οι σελίδες ενός μεγάλου εγγράφου με τη “σωστή” σειρά, όπως ακριβώς τις βλέπεις στο πρωτότυπο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο σε επιχειρήσεις που εκτυπώνουν εγχειρίδια ή προσφορές πολλών σελίδων, σε εκπαιδευτικά ιδρύματα που μοιράζουν σημειώσεις στους μαθητές, αλλά και σε κάθε περιβάλλον όπου εκτυπώνονται τακτικά πολυσέλιδα έγγραφα. Αντί να χρειάζεται να τα βάζεις εσύ με το χέρι στη σειρά, το φωτοτυπικό το κάνει αυτόματα για σένα – συγκεντρώνει όλες τις σελίδες, τις εκτυπώνει με τη σωστή σειρά όπως είναι στο πρωτότυπο, έτοιμες για χρήση ή μοίρασμα.
6. Υδατογράφημα & Σήμανση Εμπιστευτικότητας
Σε πολλές περιπτώσεις, χρειάζεται να προσθέσεις σημάνσεις που δηλώνουν την κατάσταση ή την προστασία των εγγράφων σου, όπως «Εμπιστευτικό» ή «Προσχέδιο». Τα σύγχρονα φωτοτυπικά μηχανήματα σου δίνουν τη δυνατότητα να προσθέτεις αυτά τα υδατογραφήματα ή σήματα απευθείας κατά την εκτύπωση, με το πάτημα ενός κουμπιού. Έτσι, δεν χρειάζεται να επεξεργαστείς το έγγραφο σε υπολογιστή ή να κάνεις επιπλέον βήματα.
Αυτή η εύκολη λειτουργία σου εξοικονομεί χρόνο και διασφαλίζει ότι τα έγγραφα φέρουν την κατάλληλη σήμανση, είτε πρόκειται για προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών είτε για ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση του εγγράφου.
7. Mobile Printing
Η λειτουργία Mobile Printing διευκολύνει την εκτύπωση ή τη σάρωση στο φωτοτυπικό από το smartphone ή το tablet σου. Συχνά αναφέρεται και ως ασύρματη εκτύπωση, καθώς το μόνο που χρειάζεσαι είναι σύνδεση μέσω Wi-Fi για να επικοινωνήσει η συσκευή σου με το φωτοτυπικό. Κάποια φωτοτυπικά υποστηρίζουν τη λειτουργία [Wi-Fi Direct](){target="_blank"}, η οποία επιτρέπει τη σύνδεση απευθείας με το smartphone ή το tablet, χωρίς να απαιτείται η μεσολάβηση του router. Έτσι, οι εντολές εκτύπωσης ή σάρωσης αποστέλλονται χωρίς να επιβαρύνεται το εταιρικό δίκτυο.
8. Cloud Printing
Με το cloud printing μπορείς να στείλεις το αρχείο που θέλεις να εκτυπώσεις απευθείας στο φωτοτυπικό, από οποιοδήποτε σημείο κι αν βρίσκεσαι, χωρίς να χρειάζεται να μεταφέρεις το αρχείο με USB ή να το στείλεις μέσω email. Για να λειτουργήσει αυτή η δυνατότητα, τόσο ο υπολογιστής ή το κινητό σου, όσο και το φωτοτυπικό πρέπει να είναι συνδεδεμένα στο διαδίκτυο και να έχουν ρυθμιστεί ώστε να επικοινωνούν μέσω της υπηρεσίας cloud που χρησιμοποιείς. Έτσι, ακόμα κι αν βρίσκεσαι εκτός γραφείου, μπορείς να ξεκινήσεις την εκτύπωση, ώστε μόλις φτάσεις, το έγγραφο να είναι ήδη τυπωμένο ή έτοιμο στην ουρά εκτύπωσης. Με αυτόν τον τρόπο απλοποιείται η ροή εργασιών και κερδίζεις πολύτιμο χρόνο.
9. Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων (OCR)
Η λειτουργία Mobile Printing διευκολύνει την εκτύπωση ή τη σάρωση στο φωτοτυπικό από το smartphone ή το tablet σου. Αναφέρεται επίσης ως ασύρματη εκτύπωση, καθώς το μόνο που χρειάζεσαι είναι Wi-Fi για να συνδέσεις το smartphone σου με το φωτοτυπικό.
10. Τελική επεξεργασία του εγγράφου (finisher)
Το φινίρισμα είναι το στάδιο κατά το οποίο ένα φωτοτυπικό μηχάνημα ολοκληρώνει τη μορφή ενός εγγράφου μετά την εκτύπωση. Περιλαμβάνει λειτουργίες όπως η ταξινόμηση, η συρραφή, η διάτρηση και το δίπλωμα, μέσω πρόσθετου εξοπλισμού — είτε ενσωματωμένου (εσωτερικός finisher) είτε εξωτερικού (εξωτερικός finisher), ανάλογα με τις ανάγκες και το μοντέλο της συσκευής. Τέτοιες δυνατότητες είναι ιδιαίτερα χρήσιμες για επιχειρήσεις που παράγουν έντυπο υλικό σε τακτική βάση, όπως εκπαιδευτικοί οργανισμοί, φροντιστήρια, συμβουλευτικές εταιρείες, τυπογραφεία, γραφιστικά γραφεία ή τμήματα marketing που χρειάζονται οργανωμένα σετ εγγράφων ή φυλλάδια για εσωτερική ή εξωτερική χρήση.
Εσύ ποιο από αυτά τα χαρακτηριστικά πιστεύεις ότι θα επιταχύνει διαδικασίες στο γραφείο σου;
Εάν χρειάζεσαι να ρυθμίσουμε κάποιο από τα παραπάνω στο φωτοτυπικό σου μπορείς να επικοινωνήσεις μαζί μας:
