Περιεχόμενα
- Όγκος Εκτυπώσεων
- Μέγεθος χαρτιού
- Έγχρωμη ή ασπρόμαυρη εκτύπωση
- Εκτύπωση διπλής όψης
- Ταχύτητα Εκτύπωσης
- Πολυλειτουργικότητα
- Ψηφιακές λειτουργίες
- Κόστος και αξία
Θέλεις να εξοπλίσεις την επιχείρησή σου με φωτοτυπικό μηχάνημα, πολυμηχάνημα ή εκτυπωτή και αναρωτιέσαι ποιο μοντέλο είναι το κατάλληλο, ποια μάρκα να επιλέξεις ή ποιο θα είναι το συνολικό κόστος; Η επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού μπορεί να μοιάζει περίπλοκη, ειδικά όταν υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές και διαφορετικά χαρακτηριστικά που χρειάζεται να συγκριθούν.
Στην πράξη, όμως, όταν τα βασικά κριτήρια μπουν σε μια σειρά, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο ξεκάθαρη.
Σε αυτό το άρθρο παρουσιάζουμε τα βασικά σημεία που αξίζει να έχεις στο μυαλό σου πριν καταλήξεις στο κατάλληλο φωτοτυπικό ή εκτυπωτικό σύστημα για την επιχείρησή σου.
Όγκος Εκτυπώσεων
Πριν προχωρήσεις στην επιλογή ενός φωτοτυπικού μηχανήματος, είναι σημαντικό να προσδιορίσεις τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησής σου.
Ένα πρώτο βήμα είναι να υπολογίσεις τον μηνιαίο όγκο εκτύπωσης, δηλαδή περίπου πόσες σελίδες εκτυπώνονται κάθε μήνα. Με βάση αυτό το στοιχείο μπορείς να αξιολογήσεις τον προτεινόμενο κύκλο λειτουργίας του μηχανήματος (monthly duty cycle), ο οποίος δείχνει τον όγκο εκτυπώσεων που μπορεί να υποστηρίζει αξιόπιστα σε μηνιαία βάση.
Η σωστή αντιστοίχιση του εξοπλισμού με τις πραγματικές ανάγκες εκτύπωσης συμβάλλει τόσο στην αποδοτικότητα της επιχείρησης όσο και στη μακροχρόνια αξιοπιστία του μηχανήματος.
Μέγεθος χαρτιού
Η εκτύπωση περιορίζεται αποκλειστικά σε μέγεθος Α4 ή υπάρχει ανάγκη και για άλλα μεγέθη, όπως Α3 ή Α5; Η δυνατότητα εκτύπωσης σε μεγαλύτερα ή διαφορετικά μεγέθη μπορεί να αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για παρουσιάσεις, ενημερωτικά έντυπα ή υλικό marketing που παράγεται εσωτερικά από την επιχείρηση.
Έγχρωμη ή ασπρόμαυρη εκτύπωση
Η έγχρωμη εκτύπωση προσθέτει οπτική αξία στα έγγραφα και μπορεί να αναδείξει σημαντικά παρουσιάσεις, προτάσεις ή ενημερωτικό υλικό. Όταν όμως οι εκτυπώσεις ενός γραφείου αφορούν κυρίως κείμενο και καθημερινά έγγραφα, ένα αξιόπιστο ασπρόμαυρο μηχάνημα είναι συχνά αρκετό για να καλύψει πλήρως τις ανάγκες του.
Εκτύπωση διπλής όψης
Η αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης (duplex) συμβάλλει σημαντικά στη μείωση της κατανάλωσης χαρτιού και στη βελτιστοποίηση της καθημερινής εκτύπωσης. Στα περισσότερα σύγχρονα πολυμηχανήματα αποτελεί πλέον βασική και ιδιαίτερα χρήσιμη λειτουργία για κάθε γραφείο.
Ταχύτητα Εκτύπωσης
Η ταχύτητα αποτελεί ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά ενός φωτοτυπικού μηχανήματος και δείχνει πόσο αποδοτικά μπορεί να εξυπηρετήσει τις καθημερινές ανάγκες ενός γραφείου.
Σελίδες ανά λεπτό (ppm)
Η ταχύτητα εκτύπωσης εκφράζεται συνήθως σε σελίδες ανά λεπτό (pages per minute – ppm) και δείχνει πόσα αντίγραφα ή εκτυπώσεις μπορεί να παράγει το μηχάνημα μέσα σε ένα λεπτό. Όσο μεγαλύτερος είναι αυτός ο αριθμός, τόσο πιο γρήγορα ολοκληρώνονται οι εργασίες εκτύπωσης.
Διαχείριση όγκου εργασιών
Η ταχύτητα συνδέεται άμεσα και με τον όγκο εργασιών που μπορεί να διαχειριστεί ένα μηχάνημα. Ένα πιο γρήγορο πολυμηχάνημα είναι συνήθως σχεδιασμένο ώστε να ανταποκρίνεται καλύτερα σε μεγαλύτερο αριθμό εκτυπώσεων ή αντιγράφων μέσα στην ημέρα, καλύπτοντας τις ανάγκες γραφείων με αυξημένη χρήση.
Πολυλειτουργικότητα
Ένα σύγχρονο φωτοτυπικό μηχάνημα δεν περιορίζεται μόνο στη δημιουργία αντιγράφων. Τα πολυλειτουργικά εκτυπωτικά μηχανήματα (multifunction printers) συνδυάζουν σε μία συσκευή τις βασικές λειτουργίες εκτύπωσης, φωτοαντιγραφής και σάρωσης, διευκολύνοντας σημαντικά την καθημερινή διαχείριση εγγράφων στο γραφείο.
Ψηφιακές λειτουργίες
Με την εξέλιξη της τεχνολογίας, οι παραδοσιακές λειτουργίες φαξ έχουν σταδιακά αντικατασταθεί από πιο σύγχρονες δυνατότητες σάρωσης, ψηφιοποίησης και αποστολής εγγράφων μέσω email.
Κατά την αξιολόγηση των ψηφιακών δυνατοτήτων ενός πολυλειτουργικού εκτυπωτή, είναι σημαντικό να λαμβάνεται υπόψη και η μελλοντική χρήση. Λειτουργίες που σήμερα μπορεί να θεωρούνται απλώς βοηθητικές, ενδέχεται στο μέλλον να αποτελούν βασικό εργαλείο για την καθημερινή διαχείριση εγγράφων.
Μερικές από τις πιο χρήσιμες ψηφιακές λειτουργίες περιλαμβάνουν:
Συνδεσιμότητα με το cloud
Οι σύγχρονες λύσεις σάρωσης δεν περιορίζονται πλέον απλώς στη δημιουργία ψηφιακών αντιγράφων εγγράφων. Χάρη στη σύνδεση με υπηρεσίες cloud, τα αρχεία μπορούν να αποθηκεύονται απευθείας στους κατάλληλους φακέλους, να οργανώνονται εύκολα και να είναι άμεσα διαθέσιμα για αναζήτηση ή εκτύπωση από οποιαδήποτε συσκευή και από οπουδήποτε.
Αποστολή εγγράφων μέσω email
Η δυνατότητα αποστολής σαρωμένων εγγράφων απευθείας μέσω email από το ίδιο το μηχάνημα διευκολύνει σημαντικά την καθημερινή εργασία. Με αυτόν τον τρόπο τα έγγραφα φτάνουν άμεσα στον παραλήπτη, χωρίς να απαιτείται επιπλέον διαχείριση από υπολογιστή.
Ενσωματωμένη ασφάλεια δεδομένων
Καθώς τα σύγχρονα πολυμηχανήματα συνδέονται όλο και περισσότερο με εταιρικά δίκτυα και υπηρεσίες cloud, η προστασία των δεδομένων γίνεται βασική προτεραιότητα. Τα νεότερα μοντέλα ενσωματώνουν προηγμένα συστήματα ασφάλειας, όπως έλεγχο πρόσβασης χρηστών, κρυπτογράφηση δεδομένων και μηχανισμούς που εντοπίζουν και αποτρέπουν πιθανές απειλές.
Με αυτές τις δυνατότητες, ο εξοπλισμός γραφείου δεν περιορίζεται πλέον μόνο στην εκτύπωση ή τη φωτοαντιγραφή, αλλά λειτουργεί ως ένα ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης και προστασίας εγγράφων για την επιχείρηση.
Κόστος και αξία
Όταν σχεδιάζεις τον προϋπολογισμό για την απόκτηση ενός φωτοτυπικού μηχανήματος, είναι σημαντικό να το βλέπεις ως μια επένδυση και όχι απλώς ως μια αγορά εξοπλισμού. Ένα σύγχρονο πολυλειτουργικό μηχάνημα μπορεί να αποσβέσει το κόστος του με την πάροδο του χρόνου, μειώνοντας τα λειτουργικά έξοδα, προσφέροντας μεγαλύτερη αξιοπιστία και ενισχύοντας την αποδοτικότητα του γραφείου.
Γι’ αυτό, ένα μηχάνημα με υψηλότερο αρχικό κόστος μπορεί τελικά να αποδειχθεί πιο συμφέρον μακροπρόθεσμα. Είναι σημαντικό να αξιολογήσεις όχι μόνο την τιμή αγοράς, αλλά και τη συνολική αξία που μπορεί να προσφέρει στην καθημερινή λειτουργία και παραγωγικότητα της επιχείρησής σου.
Μίσθωση έναντι αγοράς
Ένας αποτελεσματικός τρόπος να περιορίσεις το αρχικό κόστος για την απόκτηση ενός σύγχρονου και ποιοτικού φωτοτυπικού μηχανήματος είναι η επιλογή της μίσθωσης αντί της άμεσης αγοράς. Μέσω της μίσθωσης μπορείς να αξιοποιήσεις την πιο σύγχρονη τεχνολογία εκτύπωσης, καταβάλλοντας ένα σταθερό μηνιαίο ποσό, χωρίς να χρειάζεται να δεσμεύσεις μεγάλο κεφάλαιο από την αρχή.
Για περισσότερες πληροφορίες όσον αφορά την επιλογή της μίσθωσης εκτυπωτικού εξοπλισμού δες εδώ.
Επικοινώνησε μαζί μας στο:
-
Messenger
-
Τηλέφωνο στο +30 25210 81 431, +30 6981 030 899
για μεγαλύτερη βοήθεια και καθοδήγηση στην επιλογή του κατάλληλου εξοπλισμού.
