Η καθημερινότητα σε ένα δικηγορικό γραφείο απαιτεί εξωτερικές εργασίες σε δημόσιες υπηρεσίες, πολύ γράψιμο, διάβασμα και φυσικά δημόσιες σχέσεις για αύξηση πελατολογίου.
Τα πράγματα γίνονται ακόμη πιο απαιτητικά εάν δεν υπάρχει γραμματειακή υποστήριξη.
Η αγορά του διαδικτύου εκεί έξω έχει αναπτύξει πάρα πολλά εργαλεία τα οποία μπορείς να χρησιμοποιήσεις για την οργάνωση και ολοκλήρωση εργασιών πολύ πιο γρήγορα και εύκολα.
full screen
Συζητήσαμε με αρκετούς συναδέλφους σου για να καταλάβουμε τα διάφορα προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίζει ένα δικηγορικό γραφείο και θέλουμε να σου προτείνουμε 7 εργαλεία που μπορείς να υιοθετήσεις και εξοικειωθείς έτσι ώστε να σε βοηθήσουμε στην ροή των εργασιών σου.
Γρήγορη Περιήγηση
- Αποθήκευση Cloud
- Web Meetings
- Ημερολόγιο
- Microsoft 365
- Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη
- Online Πληρωμές
- Δημιούργησε το δικό σου site
Έχε στο νου σου ότι περάσαμε και μια δύσκολη περίοδο λόγω πανδημίας. Αν είχες στη διάθεσή σου κάποια από τα παρακάτω εργαλεία θα μπορούσες να εργαστείς πιο εύκολα;
Αποθήκευση Cloud
Το ήξερες ότι υπάρχουν πλατφόρμες στο διαδίκτυο όπου μπορείς να αποθηκεύεις τα ηλεκτρονικά σου αρχεία; Υπάρχουν πολλές αξιόλογες πλατφόρμες και σίγουρα γνωρίζεις κάποιες από αυτές όπως το Google Drive, το DropBox ή το iCloud. Να ξέρεις ότι σου κρατούν ασφαλή τα δεδομένα σου κρυπτογραφώντας τα.
Εάν θέλεις ακόμη περισσότερη ασφάλεια υπάρχουν και πλατφόρμες cloud που σου προσφέρουν επιπλέον προστασία. Δηλαδή η κρυπτογράφηση ενός αρχείου ξεκινά από τον τοπικό σου υπολογιστή και όχι μόνο όταν το ανεβάσεις. Τέτοια πλατφόρμα είναι το Sync.com.
Οι περισσότερες πλατφόρμες σου παρέχουν κάποιον δωρεάν χώρο αποθήκευσης για ένα συγκεκριμένο όγκο δεδομένων και έπειτα πληρώνεις ένα μηνιαίο ποσό ανάλογο με τον όγκο δεδομένων που έχεις να αποθηκεύσεις.
Οπότε δεν χρειάζεται να σκέφτεσαι:
- την απώλεια δεδομένων σε περίπτωση που το φλασάκι σου χαθεί ή χαλάσει.
- το κόστος συντήρησης σε περίπτωση που χρησιμοποιείς κάποιον server
- το κόστος αγοράς φυσικών τρόπων αποθήκευσης
- και φυσικά έχεις πρόσβαση από οπουδήποτε, οποτεδήποτε
Web Meetings
Έχεις στα χέρια σου πάρα πολλές πλατφόρμες τις οποίες μπορείς να εκμεταλλευτείς για να μπορείς να κάνεις τις συναντήσεις σου ακόμη και σε περιόδους που όλα είναι κλειστά. Πολλές σου προσφέρουν και κρυπτογράφηση δηλαδή ασφάλεια συνομιλιών.
Ρίξε μια ματιά στο Legarel ή το Zoom.
Έλεγξε:
- Εάν έχεις τον κατάλληλο τεχνολογικό εξοπλισμό, (κάμερα, μικρόφωνο, ηχεία)
- Εάν η κάμερα, το μικρόφωνο και τα ηχεία λειτουργούν σωστά έτσι ώστε να ακούγεσαι και να ακούς καθαρά.
- Την πλατφόρμα που θα χρησιμοποιήσεις. Είσαι εξοικειωμένος με την πλατφόρμα, μπορείς να την χειριστείς άνετα;
- Οργάνωσε το χώρο σου, που θα καθίσεις, τί έχεις από πίσω σου. Μην ξεχνάς ότι είναι ένα επαγγελματικό ραντεβού.
Ημερολόγιο
Μέχρι σήμερα χρησιμοποιούσες μια ατζέντα για να σημειώνεις σημαντικές επαγγελματικές δραστηριότητες. Τώρα έχεις την δυνατότητα να χρησιμοποιήσεις ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο όπως είναι το Google Calendar.
Οργάνωσε τις καθημερινές σου δραστηριότητες, εργασίες, ραντεβού, τηλεδιασκέψεις, δικαστήρια σε μια εφαρμογή.
Μπορείς να προγραμματίζεις ειδοποιήσεις που θέλεις να λαμβάνεις για κάποια σημαντική δραστηριότητα.
Έχεις την δυνατότητα να αναζητήσεις ένα συγκεκριμένο ραντεβού χωρίς να χρειάζεται να ανατρέχεις σε πολλές σελίδες ώσπου να βρεις που το σημείωσες.
Εάν έχεις μια ομάδα συνεργατών τότε μπορείς να χρησιμοποιήσεις το notion, όπου μπορείς να αναθέτεις tasks (με ποια εργασία θα ασχοληθεί κάθε μέλος την ομάδας σου). Θεωρείται μια από τις καλύτερες εφαρμογές.
Microsoft 365
Το γνωστό μέχρι πρότινος Microsoft Office είναι πλέον το Microsoft 365 και σου προσφέρει πέραν των γνωστών εφαρμογών και επιπλέον χαρακτηριστικά όπως αυτά που αναφέρω παραπάνω
- Cloud αποθήκευση
- Web συναντήσεις
- Οργάνωση καθημερινών δραστηριοτήτων
Αξιοποίησε στο έπακρο τις δυνατότητες που σου δίνει το word και δημιούργησε πρότυπα έγγραφα με τα σωστά περιθώρια και γραμματοσειρές για να μην χάνεις το χρόνο σου σε μορφοποιήσεις κάθε φορά που συντάσσεις ένα κείμενο.
Εκμεταλλεύσου το ημερολόγιο για να οργανώσεις καλύτερα τις καθημερινές σου εργασίες.
Κάνε τις online συναντήσεις με το Microsoft Teams.
Αποθήκευσε τα πάντα στο OneDrive και μην φορτώνεις τον υπολογιστή σου για να δουλεύεις αποτελεσματικότερα και γρηγορότερα.
Το Microsoft 365 σου δίνει την δυνατότητα να αγοράσεις μια άδεια καταβάλλοντας ένα μηνιαίο ποσό και να χρησιμοποιήσεις αυτήν την άδεια σε 5 διαφορετικές συσκευές. Έτσι μπορείς να το εγκαταστήσεις και να διαχειρίζεσαι τα έγγραφά σου από όλες σου τις ηλεκτρονικές συσκευές, σταθερό υπολογιστή, laptop, tablet και smartphone.
Ηλεκτρονική Βιβλιοθήκη
Μπορείς να γίνεις συνδρομητής σε κάποια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη όπως το nbonline.gr, intrasoft, kodiko.gr ή qualex.gr και να βρίσκεις νομοθεσίες, νομολογίες, βιβλιογραφία, κ.α. με μια απλή αναζήτηση από τον υπολογιστή ή το smartphone σου.
Online Πληρωμές
Δουλεύοντας online με web συναντήσεις και ραντεβού θα πρέπει να έχεις την δυνατότητα να πληρώνεσαι για τις υπηρεσίες που προσφέρεις. Άνοιξε έναν λογαριασμό σε μια πλατφόρμα ηλεκτρονικών πληρωμών για να μην περιμένεις πότε θα πληρωθείς. Κάποιες από τις πιο αξιόπιστες πλατφόρμες είναι:
Δημιούργησε το δικό σου site
Τώρα μπορείς να δημιουργήσεις το προσωπικό σου site χωρίς ιδιαίτερες γνώσεις και σίγουρα χωρίς τη χρήση κώδικα. Δες το tilda.cc και δημιούργησε μια ιστοσελίδα για να διαφημίσεις την δουλειά σου.
tip: Το unsplash.com σου παρέχει δωρεάν καλαίσθητο φωτογραφικό υλικό για να εμπλουτίσεις το site σου
Εάν δεν θέλεις να ασχοληθείς, μπορείς να απευθυνθείς σε έναν επαγγελματία που μπορεί να δημιουργήσει το δικό σου website.
Αφού λοιπόν έχεις εξοπλιστεί με όλα τα απαραίτητα όσων αφορά τον τεχνολογικό σου εξοπλισμό τώρα γνωρίζεις και αρκετά tech-tools που θα σου παρέχουν μια πιο εύκολη εργασιακή καθημερινότητα!
Εάν είσαι Δικηγόρος και θέλεις να απλοποιήσεις την καθημερινότητά σου, γράψου εδώ για να μαθαίνεις ακόμη περισσότερα!
