Η εκτύπωση αποτελεί βασική λειτουργία για τις περισσότερες επιχειρήσεις.
Γρήγορη Περιήγηση
- Οφέλη της Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτυπώσεων
- Εξοικονόμηση χρόνου και βελτίωση της αποδοτικότητας
- Μείωση του κόστους και εξοικονόμηση χρημάτων
- Βελτίωση της παραγωγικότητας στην επιχείρησή σας
- Παρακολούθηση των δαπανών που προκύπτουν από τις εκτυπώσεις
- Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος
- Ευελιξία
- Βελτίωση της ασφάλειας πληροφοριών και δεδομένων
- Αποφόρτιση του τμήματος ΙΤ
- Παρακολούθηση
Υπάρχουν όμως κάποιες διαφορές στον τρόπο με τον οποίο κάθε επιχείρηση εκτυπώνει έγγραφα, που ως αποτέλεσμα επηρεάζει:
- το κόστος
- το επίπεδο ευθύνης
- την αποτελεσματικότητα
full screen
Με τη σειρά τους, κάθε μία από αυτές τις μεταβλητές επηρεάζει τη μελλοντική απόδοση της επένδυσης, την παραγωγικότητα και τη ροή εργασίας.
Η επιλογή μιας λύσης εκτύπωσης που ανταποκρίνεται στις ανάγκες μιας επιχείρησης αλλά και τις απαιτήσεις των εργαζομένων είναι σημαντική, όχι μόνο από άποψη παραγωγικότητας, αλλά και για το τελικό αποτέλεσμα.
H Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτύπωσης ή διαφορετικά Managed Print Service ή MPS, είναι ένα πρόγραμμα που προσφέρεται από τους παρόχους τεχνικής υποστήριξης εκτυπωτών και διαχειρίζεται όλες τις πτυχές των συσκευών εκτύπωσης (εκτυπωτές, πολυμηχανημάτα, και φωτοτυπικά μηχανήματα) μιας επιχείρησης, δηλαδή με τις εκτυπώσεις, τις αντιγραφές, τις σαρώσεις και τα fax).
Οφέλη της Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτυπώσεων
Ένα πρόγραμμα Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτύπωσης προσφέρει λύσεις και οφέλη στην επιχείρησή σας.
Ας τα δούμε αναλυτικότερα:
1. Εξοικονόμηση χρόνου και βελτίωση της αποδοτικότητας
Οι υπάλληλοι περνούν χρόνο σε εργασίες που σχετίζονται με το φωτοτυπικό μηχάνημα. Ο χρόνος αυξάνεται όταν η διαδικασία εκτύπωσης, σάρωσης, αντιγραφής ή αποστολής fax γίνονται σε μια παλιά συσκευή ή το λογισμικό αυτής της συσκευής είναι κακώς ρυθμισμένο. Επιπλέον χρόνος δαπανάται για την επιδιόρθωση δυσλειτουργιών της συσκευής, όπως εμπλοκές χαρτιού και για την αντικατάσταση toner. Όλοι αυτοί είναι χρόνοι που πρέπει να λαμβάνονται υπόψη και να συνυπολογίζονται στην παραγωγικότητα ενός εργαζομένου. Μια υπηρεσία διαχείρισης εκτύπωσης μπορεί και εντοπίζει τέτοια προβλήματα και απελευθερώνει το χρόνο του προσωπικού για να επικεντρωθεί σε πιο παραγωγικές εργασίες.
2. Μείωση του κόστους και εξοικονόμηση χρημάτων
Η συντήρηση μεμονωμένων συσκευών μία προς μία είναι πιο δαπανηρή από την ύπαρξη ενός αυτοματοποιημένου, βασισμένου στο service ή επισκευών.
Επιπλέον ενδέχεται οι εκτυπωτικές συσκευές σε έναν χώρο να είναι διάσπαρτες και κακώς τοποθετημένες. Ένας ενδελεχής έλεγχος και αξιολόγηση των εκτυπώσεων σε μια επιχείρηση μπορεί να εντοπίσει τρόπους ενοποίησης του υλικού σας. Σε αυτήν την αξιολόγηση θα βοηθήσει μια Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτυπώσεων. Εξάλλου, το να υπάρχουν πάρα πολλές συσκευές διάσπαρτες σε μια επιχείρηση, της κοστίζει περισσότερο η συντήρησή τους και η κατανάλωση χώρου και ηλεκτρικής ενέργειας. Ένας ειδικός σε θέματα εκτυπώσεων, έχει τη δυνατότητα να υπολογίσει το πραγματικό κόστος εκτυπώσεων σε μια επιχείρηση και να εντοπίσει τρόπους εξοικονόμησης.
3. Βελτίωση της παραγωγικότητας στην επιχείρησή σας
Οι ανάγκες εκτύπωσης των διαφόρων τμημάτων μιας επιχείρησης μπορεί να διαφέρουν. Μετά από μια αρχική αξιολόγηση των σημερινών και μελλοντικών αναγκών μιας επιχείρησης, ο πάροχος Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτυπώσης είναι σε θέση να προτείνει ένα προσαρμοσμένο πρόγραμμα για κάθε τμήμα ξεχωριστά. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει, για παράδειγμα, την εκτύπωση από φορητές συσκευές ή εκτός του χώρου της επιχείρησης ή την ανάγκη εκτύπωσης ειδικών τύπων μεγέθους και μορφής εγγράφων που χρησιμοποιούν τακτικά τα διαφορετικά τμήματα πωλήσεων, marketing, λογιστήριο, ανθρωπίνου δυναμικού κλ.π.
4. Παρακολούθηση των δαπανών που προκύπτουν από τις εκτυπώσεις
Μια επιχείρηση με εγκατεστημένο πρόγραμμα Διαχείρισης Εκτυπώσεων, έχει στη διάθεσή της πίνακες ελέγχου χρήσης σε πραγματικό χρόνο και εργαλεία πρόβλεψης για το δίκτυο των εκτυπωτικών συσκευών της. Αυτό επιτρέπει την καλύτερη παρακολούθηση και βελτίωση στρατηγικών εκτύπωσης κάθε τμήματος ξεχωριστά με επακόλουθο την καλύτερη διαχείριση του προϋπολογισμού της επιχείρησης.
5. Μείωση του περιβαλλοντικού αποτυπώματος
Η μείωση της ποσότητας χαρτιού, ηλεκτρικής ενέργειας και αναλωσίμων εκτύπωσης που χρησιμοποιεί μια επιχείρηση, αποτελεί μέρος της εταιρικής ευθύνης. Με ένα πρόγραμμα Διαχείρισης Εκτυπώσεων, μια επιχείρηση μπορεί να εντοπίζει και να παρακολουθεί τα επίπεδα χρήσης εκτυπώσεων. Με αυτόν τον τρόπο, μπορεί να παρέμβει και να μειώσει το περιβαλλοντικό της αποτύπωμα. Και μόλις το κάνει αυτό, μπορείτε να παρουσιάσει τα αποτελέσματα των προσπαθειών για εξοικονόμηση χαρτιού στην έκθεση εταιρικής κοινωνικής ευθύνης της.
6. Ευελιξία
Οι επιχειρήσεις προσπαθούν να βελτιώνουν συνεχώς τις διαδικασίες τους για να παραμένουν μπροστά.
Με τις σωστές λύσεις υπηρεσιών διαχείρισης εκτυπώσεων και σαρώσεων, μια επιχείρηση μπορεί να βελτιστοποιήσει τη ροή εργασιών και να προσθέσει ή να αφαιρείτε συσκευές εκτύπωσης, αν χρειαστεί.
7. Βελτίωση της ασφάλειας πληροφοριών και δεδομένων
Ό, τι μεγέθους επιχείρηση και αν διαθέτετε μια τεχνολογία ασφαλούς εκτύπωσης ή περαιτέρω ασφάλειας είναι επιθυμητή. Αυτό δεν αποτελεί έκπληξη, δεδομένου του κινδύνου κλοπής πνευματικής ιδιοκτησίας και παραβίασης της ασφάλειας των πληροφοριών και των δεδομένων που διακινούνται μέσω των εκτυπωτικών μηχανημάτων. Πώς λοιπόν μια Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτυπώσεων συμβάλλει στον μετριασμό αυτών των απειλών;
Μια Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτύπωσης, μπορεί να εντοπίσει τους κινδύνους που αντιμετωπίζει η επιχείρηση όσον αφορά την ασφάλεια εκτυπώσεων, σαρώσεων ή fax και πνευματικής ιδιοκτησίας.
Το πρόγραμμα Διαχείρισης Εκτυπώσεων θα πρέπει να συμβάλει στον μετριασμό αυτών των κινδύνων με ένα προσαρμοσμένο σχέδιο ασφάλειας εκτυπώσεων και σαρώσεων. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη σύσταση διαδικασιών εισόδου στον εκτυπωτή για την ελαχιστοποίηση της κλοπής εγγράφων από τους δίσκους εξόδου. Θα μπορούσε να περιλαμβάνει την εγκατάσταση φωτοτυπικών μηχανημάτων ή πολυμηχανημάτων με λειτουργία αυτόματης εκκαθάρισης του σκληρού δίσκου και λύσεις σε επίπεδο δικτύου για τη μείωση του κινδύνου ανάκτησης πληροφοριών από χάκερ.
Και, σχεδόν εξ ορισμού, η εφαρμογή μιας Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτυπώσεων μειώνει τον αριθμό των ατόμων εκτός της επιχείρησης που έχουν πρόσβαση στις δικτυακές εκτυπωτικές συσκευές.
8. Αποφόρτιση του τμήματος ΙΤ
Οι Υπηρεσίες Διαχειριζόμενης Εκτύπωσης (MPS) μπορούν να διευκολύνουν σημαντικά τον φόρτο εργασίας του τμήματος ΙΤ.
Και αν ρωτήσεις έναν επαγγελματία ΙΤ, δεν είναι ποτέ χαρούμενος όταν πρόκειται να ασχοληθεί με ένα πρόβλημα στον εκτυπωτικό εξοπλισμό.
Με ένα συμβόλαιο MPS οι πάροχοι πλεόν ασχολούνται με την εργασίες διαχείρισης εκτυπώσεων, όπως η συντήρηση εκτυπωτών, η αναπλήρωση προμηθειών και η αντιμετώπιση προβλημάτων, απελευθερώνοντας το προσωπικό πληροφορικής για να επικεντρωθεί σε πιο κρίσιμες λειτουργίες πληροφορικής.
9. Παρακολούθηση
Παρακολουθώντας όλο τον εκτυπωτικό στόλο μιας επιχείρισης, ένας πάροχος MPS μπορεί να προτείνει βελτιώσεις, όσον αφορά την προμήθεια νέου εξοπλισμού καθώς ο υφιστάμενος δεν ανταποκρίνεται πλέον στις ανάγκες κάποιου τμήματος, είτε επειδή το τμήμα αναπτύχθηκε, είτε επειδή δεν έγινε ορθή αρχική αξιολόγηση για τις ανάγκες του τμήματος σε εκτυπωτικό εξοπλισμό.
Τώρα που γνωρίζεις τα οφέλη μιας Υπηρεσίας Διαχείρισης Εκτύπωσης ή MPS επικοινωνήστε μαζί μας στο:
για να σας παρέχουμε ένα τέτοιο πρόγραμμα.
