Φωτοαντιγραφικά: SAMSUNG

Η επιλογή πρέπει να βασίζεται:

στον αριθμό των χρηστών
στον μηνιαίο όγκο εκτυπώσεων
στις ώρες αιχμής

Για ένα μικρό γραφείο μπορεί να αρκεί ένα μηχάνημα περίπου 20–30 ppm όπως το RICOH IM 2702, ενώ ομάδες με αυξημένη καθημερινή χρήση χρειάζονται μεγαλύτερη ταχύτητα, χωρητικότητα χαρτιού και αντοχή στον υψηλό φόρτο εργασίας, όπως το CANON imageRUNNER ADVANCE DX 4945i.

Το ADF είναι ο αυτόματος τροφοδότης εγγράφων και επιτρέπει τη διαδοχική σάρωση ή αντιγραφή πολλών σελίδων χωρίς να χρειάζεται να τις τοποθετείτε μία-μία. Το DADF είναι αυτόματος τροφοδότης εγγράφων διπλής όψης και επιτρέπει τη σάρωση και των δύο πλευρών ενός εγγράφου χωρίς χειροκίνητη αναστροφή. Για παράδειγμα, τα RICOH IM 2702 και RICOH IM C3000 της κατηγορίας διαθέτουν αυτόματο τροφοδότη και δυνατότητα διαχείρισης εγγράφων διπλής όψης.

Το καινούργιο φωτοτυπικό προσφέρει σύγχρονη τεχνολογία και μηδενική προηγούμενη χρήση. Ένα αξιόπιστα ανακατασκευασμένο μηχάνημα μπορεί να μειώσει σημαντικά το αρχικό κόστος, αρκεί:

να έχει ελεγχθεί τεχνικά να συνοδεύεται από εγγύηση, όπου παρέχεται να υπάρχει διαθεσιμότητα σε ανταλλακτικά και υποστήριξη

Για μια ολοκληρωμένη εκτίμηση του κόστους εκτύπωσης ανά σελίδα, δεν αρκεί μόνο η τιμή του toner. Πρέπει να συνυπολογίζονται:

η απόδοση των αναλωσίμων τα ανταλλακτικά η προληπτική συντήρηση οι πιθανές επισκευές η κατανάλωση ενέργειας το κόστος ενός συμβολαίου τεχνικής υποστήριξης

Η εκτύπωση διπλής όψης μπορεί επίσης να μειώσει την κατανάλωση χαρτιού, ενώ η σωστή διαχείριση των ρυθμίσεων χρώματος και εκτύπωσης μπορεί να συμβάλει στον περιορισμό των λειτουργικών εξόδων.

Η αγορά είναι κατάλληλη όταν η επιχείρηση θέλει να αποκτήσει το μηχάνημα και να το χρησιμοποιήσει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Η ενοικίαση εξυπηρετεί προσωρινές ή μεταβαλλόμενες ανάγκες, ενώ το leasing επιτρέπει τη χρήση εξοπλισμού με μηνιαίο πάγιο και χωρίς μεγάλη αρχική επένδυση. Η τελική επιλογή εξαρτάται από:

τη διάρκεια χρήσης
τον διαθέσιμο προϋπολογισμό το επίπεδο τεχνικής κάλυψης που απαιτείται

Ένα ολοκληρωμένο συμβόλαιο συντήρησης πρέπει να αναφέρει με σαφήνεια:

την τεχνική υποστήριξη που παρέχεται αν περιλαμβάνεται προληπτική συντήρηση ποια ανταλλακτικά και αναλώσιμα καλύπτονται

Επίσης, είναι σημαντικό να διευκρινίζονται ο χρόνος απόκρισης, οι πιθανές επιπλέον χρεώσεις, η απομακρυσμένη υποστήριξη και οι όροι προσωρινής αντικατάστασης του μηχανήματος.