Γιατί σου είναι χρήσιμη η λειτουργία Scan To Email

Γιατί σου είναι χρήσιμη η λειτουργία Scan To Email

Ένα φωτοτυπικό μηχάνημα ή πολυμηχάνημα όταν συνδεθεί στο εσωτερικό δίκτυο την επιχείρησής σου παύει να είναι ένα μηχάνημα που απλά βγάζει φωτοτυπίες και μετατρέπεται σε μια πύλη πληροφοριών.

Γρήγορη Περιήγηση

  1. Τι είναι
  2. Εγκατάσταση
  3. Address Book
  4. Προβλήματα
  5. Σε τι σε εξυπηρετεί
  6. Μειονεκτήματα

Υπάρχουν διάφορες λειτουργίες που μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να:

  • απλουστεύσεις την ροή των εργασιών σου
  • κάνεις γρηγορότερες διεργασίες
  • μειώσεις λειτουργικά κόστη

Σε αυτό το άρθρο θέλω να σου πω για μια από τις πολλές λειτουργίες που διαθέτει το πολυμηχάνημά σου, την λειτουργία Scan To Email ή αλλιώς σάρωση σε email.

Δες εδώ 👀

Τι είναι το Scan To Email

Απλό… Μπορείς να σαρώσεις ένα έγγραφο και να το αποστείλεις άμεσα σε ένα email, ακόμη και στο δικό σου.

Εγκατάσταση Scan To Email

Τα φωτοτυπικά μηχανήματα ή πολυμηχανήματα έχουν παρόμοιες επιλογές εγκατάστασης.

Θα χρειαστείς τη βοήθεια ενός ειδικού IT ή ειδικό δικτύων και θα πρέπει να γνωρίζεις τα παρακάτω:

  • Την διεύθυνση SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) του server σου.
  • Το όνομα σύνδεσης και τον κωδικό πρόσβασης στη διεύθυνση SMTP του server σου.
  • Τι είδους έλεγχο ταυτότητας απαιτεί;
  • Έχει ο server σας κάποιο πρωτόκολλο ασφαλείας - SSL;

Εάν δεν τα γνωρίζεις ή τα έχασες ή η παραμετροποίηση δεν μπορεί να πραγματοποιηθεί υπάρχει και η δυνατότητα δημιουργίας ενός gmail λογαριασμού για να ολοκληρωθεί με επιτυχία η εγκατάσταση Scan To Email.

Δημιουργία Address Book

Αφού έχεις εγκαταστήσει την Scan To Email λειτουργία του φωτοτυπικού σου μηχανήματος τώρα ήρθε η σειρά να δημιουργήσεις ένα address book, όπου μπορείς να προσθέσεις όνομα, επίθετο, διεύθυνση και email.

Το Address Book μπορείς να το δημιουργήσεις στο φωτοτυπικό μηχάνημα ή πολυμηχάνημά σου μέσω του πίνακα ελέγχου.

Θα πρέπει να γνωρίζεις την IP διεύθυνση του φωτοτυπικού και πληκτρολογώντας την σε έναν web browser (Google Chrome / FireFox Mozilla / Safari / …) θα εμφανιστεί ο πίνακας ελέγχου του μηχανήματος.

Εκεί θα βρεις την λειτουργία Address Book σε οποιοδήποτε μηχάνημα και αν διαθέτεις. Θυμήσου όταν δημιουργείς μια επαφή να μην ξεχάσεις να εισάγεις την διεύθυνση email και να επιλέξεις από την αναδυόμενη λίστα ότι θα χρησιμοποιείς αυτήν την επαφή για να της αποστέλεις emails.

Tip: Μην ξεχάσεις να προσθέσεις και τον εαυτό σου γιατί θα χρειαστεί να στείλεις πολλά αρχεία στο email σου

Με τον συνδυασμό της λειτουργίας Scan To Email και του Address Book μπορείς να σαρώσεις οποιοδήποτε έγγραφο και να το στείλεις μέσω email στον εαυτό σου, σε κάποιον συνεργάτη ή συνάδελφο, ή κάποιον πελάτη.

Δημιουργώντας ένα address book απλοποιείς πολύ περισσότερο την λειτουργία Scan To Email καθώς μπορείς να επιλέξεις μέσα από αυτό που θα στείλεις τη σάρωση και να μην χρειάζεται κάθε φορά να καταχωρείς την διεύθυνση email.

Προβλήματα κατά την λειτουργία Scan To Email

  • Εάν άλλαξε κάποιος κωδικός ασφαλείας στον server θα πρέπει να γίνει από την αρχή παραμετροποίηση της λειτουργίας Scan To Email
  • Κάποια διακοπή λειτουργίας του δικτύου, αναπόφευκτα θα επηρεάσει και την λειτουργία Scan To Email
  • Προσοχή στην καταχώρηση ή πληκτρολόγηση της διεύθυνσης email, εάν καταχωρηθεί κάτι λάθος σίγουρα η σάρωση δεν θα φτάσει ποτέ στον παραλήπτη

Σε τι σε εξυπηρετεί η λειτουργία Scan To Email

  • Για να σαρώσεις ένα έγγραφο το οποίο θέλεις να στείλεις σε συναδέλφους σου προς επεξεργασία και αποθήκευση.
  • Η λειτουργία αυτή έρχεται άτυπα να αντικαταστήσει το fax και κατ’ επέκταση τη μείωση κατανάλωσης του χαρτιού
  • Μείωση αποθηκευτικού χώρου στον υπολογιστή σου. Μπορείς να στείλεις μια σάρωση στο email σου και να αποθηκευτεί εκεί απ’ ότι στον υπολογιστή σου καταλαμβάνοντας χώρο.
  • Μπορείς να γλιτώσεις χρόνο και χρήμα στέλνoντας ένα τιμολόγιο στον πελάτη σου για την αποπληρωμή κάποιου χρέους
  • Για να δημιουργήσεις ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο θα έχεις αποθηκευμένο σε ψηφιακή μορφή
  • Για να αποστείλεις ένα αρχείο που μόλις έχεις σαρώσει και να το αποθηκεύσεις σε κάποια cloud πλατφόρμα.

Μειονεκτήματα

Ένα βασικό μειονέκτημα που υπάρχει σε αυτήν τη λειτουργία είναι όταν χρειαστεί να σαρώσεις ένα μεγάλο αρχείο πολλών σελίδων ή υψηλής ανάλυσης. Πρακτικά δεν χωράνε τα bytes του αρχείου στο e-mail. Τότε εναλλακτικά μπορείς να χρησιμοποιήσεις άλλες λειτουργίες σάρωσης όπως Scan To SMB, Scan To Folder ή Scan To USB.

Εάν θέλεις να κάνεις εγκατάσταση Scan To Email μπορείς να κλείσεις ένα ραντεβού επικοινωνώντας μαζί μας μέσω:

  • τηλεφώνου στα τηλέφωνα +30 25210 81 431 / +30 6981 030 899
  • στέλνοντας ένα μήνυμα στο messenger
  • ή στέλνoντας ένα email στο [email protected]

Εάν θέλεις να μαθαίνεις πως μπορείς να αυτοματοποιείς διαδικασίες στο γραφείο μπορείς να κάνεις μια εγγραφή εδώ

Άλλα άρθρα από το blog
(ή σχετικά άρθρα)

Zisopoulos Team

Ευχαριστώ πολύ για την άμεση και σωστή εξυπηρέτησή σας

Σταμπουλόγλου Χαράλαμπος

97%

ικανοποιημένοι πελάτες βάσει στοιχείων έρευνας που πραγματοποιούμε μετά από κάθε συναλλαγή

Ricoh
Konica Minolta
Canon
Develop
HP
Kyocera
Triumph Adler