Τα εκτυπωμένα έγγραφα και η αρχειοθέτησή τους σε κλασερ είναι ο τρόπος οργάνωσης των πληροφοριών σε ένα γραφείο, μια επιχείρηση ή στο σπίτι εδώ και δεκαετίες.
Γρήγορη Περιήγηση
- Τι είναι το paperless γραφείο;
- Ποια τα πλεονεκτήματα ενός paperless γραφείου
- Εξοικονόμηση χρόνου που δαπανάται για τον εντοπισμό και την ανάκτηση φυσικών αρχείων.
- Προώθηση της συνεργασίας μεταξύ των μελών της ομάδας.
- Βελτίωση της ασφάλειας των πληροφοριών.
- Εξοικονόμηση κόστους που δαπανάται για την εκτύπωση και την αποθήκευση εγγράφων.
- Η μετάβαση σε ένα paperless γραφείο
Γιατί λοιπόν υπάρχει αυτή η ανάγκη;
Μπορώ αμέσως να σας εξηγήσω 1-2 λόγους που μου έρχονται στο μυαλό.
- Η ασφάλεια. Ξέρω ότι αν δεν υπάρχει ρεύμα, μπορώ να συνεχίσω να δουλεύω
- Η γραφειοκρατία: Χρειάζεται να τηρώ ένα αρχείο για απόδειξη κάποιων στοιχείων
full screen
Τα τελευταία χρόνια αυτό αρχίζει και αλλάζει, διαδικασίες που απαιτούσαν φυσική παρουσία, μπορούν πλέον να περατωθούν ηλεκτρονικά και το ηλεκτρονικό έντυπο μπορεί να σταθεί επάξια έναντι του φυσικού.
Εσύ είσαι έτοιμος να μεταβείς σε ένα paperless γραφείο;
Ας τα πάρουμε με τη σειρά
Τι είναι το paperless γραφείο;
Ένα γραφείο χωρίς χαρτί είναι ένας χώρος εργασίας που έχει ελάχιστες διαδικασίες βασισμένες στο χαρτί και βασίζεται σε ψηφιοποιημένα έγγραφα. Ορισμένες επιχειρήσεις προτιμούν τον όρο "paper-light" αντί του paperless, καθώς πολλά γραφεία και τμήματα δεν μπορούν να εξαλείψουν εντελώς τα αρχεία και τη χρήση χαρτιού λόγω διαδικασιών ή νομοθετικών απαιτήσεων.
Η μείωση της χρήσης χαρτιού συμβάλλει στην επιτάχυνση του ψηφιακού μετασχηματισμού μιας επιχείρησης. Αυτό περιλαμβάνει τη μετάβαση σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που ψηφιοποιεί και αποθηκεύει τα αρχεία αλλά και οποιασδήποτε μορφής φυσικού εγγράφου.
π.χ.:
Εάν στο γραφείο βλέπεις κάτι τέτοιο:
ή κάτι παρόμοιο. Ντουλάπες ή ράφια γεμάτα με κλασέρ, με οργανωμένα και ταξινομημένα τα έγγραφά σου. Αυτό σημαίνει ότι εκτυπώνεις ό,τι πιστεύεις πώς πρέπει να κρατάς αρχείο. Μπορεί να χρησιμεύσει μελλοντικά ή και όχι, αλλά κράτα το…
Πηγαίνοντας σε μια paperless λύση όλη αυτή η έντυπη οργάνωση πρέπει να μεταφερθεί σε ψηφιακή οργάνωση για εύκολη και γρήγορη ανάκτηση.
Ποια τα πλεονεκτήματα ενός paperless γραφείου
Καταρχάς θα πρέπει να αναφέρω κάποια δεδομένα. Οι επιχειρήσεις στις ΗΠΑ δαπανούν περισσότερα από 120 δισεκατομμύρια δολάρια ετησίως μόνο για έντυπα, τα περισσότερα από τα οποία παλιώνουν μέσα σε τρεις μήνες και καταλήγουν στα σκουπίδια. Συν τοις άλλοις, οι εργαζόμενοι στα γραφεία ξοδεύουν το 30-40% του χρόνου τους αναζητώντας έγγραφα σε φυσικές αρχειοθήκες.
Μερικά από τα τμήματα που χρησιμοποιούν πολύ έντυπο χαρτί είναι τα τμήματα ανθρώπινου δυναμικού, λογιστήρια και εξυπηρέτησης πελατών, τα οποία ασχολούνται με μεγάλο όγκο αιτήσεων, βιογραφικών σημειωμάτων, αποδείξεων, εντολών εργασίας, τιμολογίων, λογαριασμών και άλλων.
Η υιοθέτηση ενός συστήματος χωρίς χαρτί μπορεί να λύσει αυτές τις προκλήσεις και να επιτύχει οφέλη όπως:
Εξοικονόμηση χρόνου που δαπανάται για τον εντοπισμό και την ανάκτηση φυσικών αρχείων.
Τα ψηφιακά έγγραφα μπορούν εύκολα να οργανωθούν και να ταξινομηθούν, γεγονός που καθιστά την εύρεση αρχείων πιο γρήγορη με δυνατότητες αναζήτησης. Καθώς τα έγγραφα γίνονται πιο προσβάσιμα, ο χρόνος που απαιτείται για την ανάκτηση αρχείων μειώνεται σημαντικά, ώστε μια ομάδα να είναι πιο παραγωγική και να μπορεί να επικεντρωθεί σε άλλες πιο σημαντικές και παραγωγικές εργασίες.
Προώθηση της συνεργασίας μεταξύ των μελών της ομάδας.
Το προσωπικό είναι σε θέση να μοιράζεται αρχεία ψηφιακά χωρίς εκτύπωση και να προβάλλει ενημερωμένες και παλαιότερες εκδόσεις εγγράφων. Αυτό ελαχιστοποιεί τα βήματα, βελτιστοποιεί τη ροή εργασίας κατά τη συνεργασία και επιταχύνει διαδικασίες.
Βελτίωση της ασφάλειας των πληροφοριών.
Τα δικαιώματα πρόσβασης μπορούν να εκχωρηθούν και να ανακληθούν ανάλογα με το επίπεδο χρήστη και τον τύπο του εγγράφου. Με λεπτομερείς ρυθμίσεις ασφαλείας, οι εμπιστευτικές και ευαίσθητες πληροφορίες μπορούν να παρακολουθούνται και να προστατεύονται από κακή χρήση και μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Με τον τρόπο αυτό μειώνεται επίσης ο κίνδυνος απώλειας και κλοπής.
Εξοικονόμηση κόστους που δαπανάται για την εκτύπωση και την αποθήκευση εγγράφων.
Η μείωση ή εξάλειψη της χρήσης χαρτιού βοηθά στην εξοικονόμηση χρημάτων που δαπανώνται για χαρτί και ντουλάπια αρχειοθέτησης, καθώς και άλλων εξόδων, όπως μελάνι φωτοτυπικού μηχανήματος και γραφική ύλη.
Η μετάβαση σε ένα paperless γραφείο
Η μετάβαση ενός εξαρτημένου γραφείου από χαρτί σε ένα paperless γραφείου, σίγουρα δεν μπορεί να γίνει από τη μια μέρα στην άλλη. Υπάρχουν κάποιοι παράγοντες και προϋποθέσεις που πρέπει να πληροί ένα γραφείο ή επιχείρηση.
- Υπάρχει δίκτυο εγκατεστημένο στο γραφείο ή την επιχείρηση;
- Πόσο εξοικειωμένοι είναι οι υπάλληλοι ενός γραφείου με την τεχνολογία;
- Πόσο ευέλικτοι και ανοικτοί είναι οι υπάλληλοι σε νέες τεχνολογίες και εκπαίδευση;
- Είναι πρόθυμη η επιχείρηση να επενδύσει σε νέες τεχνολογίες, οι οποίες αρχικά μπορεί να φαίνονται μεγάλες αλλά σε βάθος χρόνου εξοικονομεί σημαντικά κόστη.
Πριν μια επιχείρηση αποφασίσει τις μελλοντικές πρακτικές εργασίες καλό θα ήταν να υπολογίσει τα κόστη που δαπανώνται γύρω από το χαρτί.
Δηλαδή τον χρόνο που δαπανούν οι υπάλληλοι να αρχειοθετούν και να ψάχνουν έγγραφα ή σημειώσεις, καθώς επίσης και το κόστος εκτύπωσης (θα σας βοηθήσει μια υπηρεσία Managed Print) και τα κόστη σε γραφική ύλη.
Μείνετε συντονισμένοι για το επόμενο άρθρο με περισσότερες λεπτομέρειες για την σταδιακή μετάβαση σε ένα paperless γραφείο.
Εγγραφείτε στο newsletter!
