Πώς ενσωματώνοντας λογισμικό OCR στο ERP της επιχείρησής σου θα σε βοηθήσει να έχεις πολύ πιο γρήγορα έτοιμη την πληροφορία, εξαλείφοντας πιθανά λάθη.
Γρήγορη Περιήγηση
- Τι είναι το OCR - Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων
- Πώς λειτουργεί το OCR;
- Πώς ενσωματώνοντας το OCR στο ERP σύστημά σου μπορεί να αυτοματοποιήσει χειροκίνητες εργασίες
- Πλεονεκτήματα από τη χρήση του OCR σε ERP συστήματα:
Τι είναι το OCR - Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων
OCR σημαίνει "Οπτική αναγνώριση χαρακτήρων". Είναι μια τεχνολογία που αναγνωρίζει κείμενο μέσα σε μια ψηφιακή εικόνα. Χρησιμοποιείται συνήθως για την αναγνώριση κειμένου σε σαρωμένα έγγραφα και εικόνες.
full screen
Το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη μετατροπή ενός φυσικού εγγράφου σε χαρτί ή μιας εικόνας σε προσβάσιμη ηλεκτρονική έκδοση που περιέχει κείμενο. Για παράδειγμα, αν σαρώσετε ένα έντυπο έγγραφο ή μια φωτογραφία, θα δημιουργηθεί ένα αρχείο ψηφιακής εικόνας. Το αρχείο μπορεί να είναι JPG/TIFF ή PDF, όμως με τη χρήση του OCR μπορεί να μετατραπεί σε αρχείο κειμένου, το οποίο μπορείς να επεξεργαστείς, να αναζητήσεις ή να κωδικοποιήσεις.
Πώς λειτουργεί το OCR;
Το λογισμικό OCR επεξεργάζεται μια ψηφιακή εικόνα εντοπίζοντας και αναγνωρίζοντας χαρακτήρες όπως γράμματα, αριθμούς και σύμβολα.
Ορισμένα λογισμικά αυτού του τύπου απλώς εξάγουν το κείμενο, ενώ άλλα προγράμματα μπορούν να μετατρέψουν τους χαρακτήρες σε επεξεργάσιμο κείμενο απευθείας.
Πώς ενσωματώνοντας το OCR στο ERP σύστημά σου μπορεί να αυτοματοποιήσει χειροκίνητες εργασίες
Το OCR λειτουργεί με την εφαρμογή μηχανικής μάθησης της τεχνητής νοημοσύνης:
Η μηχανική μάθηση είναι μια εφαρμογή της τεχνητής νοημοσύνης (AI) που παρέχει στα συστήματα τη δυνατότητα να μαθαίνουν αυτόματα και να βελτιώνουν τη διαδικασία εμπειρικά χωρίς την άμεση παρέμβαση προγραμματισμού.
Το OCR λειτουργεί στην πλατφόρμα μηχανικής μάθησης μετατρέποντας το φυσικό έγγραφο σε κείμενο μηχανικής εκμάθησης. Δηλαδή χρησιμοποιεί έναν σαρωτή για να επεξεργαστεί ένα φυσικό εγγράφου και στη συνέχεια συμπληρώνει αυτόματα τα σαρωμένα δεδομένα στην ψηφιακή φόρμα όπου απαιτείται να συμπληρωθούν. Έτσι αποφεύγεται οποιαδήποτε χειροκίνητη εισαγωγή από τον υπάλληλο, γεγονός που επιταχύνει τη διαδικασία εισαγωγής δεδομένων.
Καθώς λοιπόν ένα OCR μπορεί να αναγνωρίσει χαρακτήρες επιτρέπει σε μια επιχείρηση να επεξεργάζεται τα εισερχόμενα έγγραφα, όπως pdf παραγγελιών πελατών, τιμολόγια, μηχανογραφημένες αποδείξεις και άλλα σαρωμένα έγγραφα σε ψηφιακά δεδομένα που μπορούν να ληφθούν αυτόματα από το σύστημα ERP του οργανισμού. Τα δεδομένα μπορούν να επεξεργαστούν και να αναζητηθούν ψηφιακά στο ERP. Με αυτόν τον τρόπο διευκολύνονται οι επαγγελματίες στη συμπλήρωση, προβολή και επεξεργασία δεδομένων. Ταυτόχρονα αυξάνεται η ευελίξια και η παραγωγικότητα σε μία επιχείρηση καθώς αυτοματοποιούνται διαδικασίες.
Πλεονεκτήματα από τη χρήση του OCR σε ERP συστήματα:
1. Ταχύτερη αναζήτηση
Αρκετές πλέον μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις πρέπει να ασχοληθούν με επιχειρηματικά δεδομένα για να προχωρήσουν σε περαιτέρω εργασίες. Ως εκ τούτου, η δυνατότητα άμεσης αναζήτησης και συμπλήρωσης οποιωνδήποτε δεδομένων στο σύστημα ERP κρίνεται απαραίτητη, καθώς η εισροή εγγράφων και η χρήση του ERP τείνει να είναι υψηλότερη στις επιχειρήσεις και οι περισσότερες από τις καθημερινές εργασίες εκτελούνται στο ERP. Ένας υπάλληλος μπορεί να αναζητήσει οποιοδήποτε έγγραφο και να συμπληρώσει τις πληροφορίες γρήγορα στο ERP. Μόλις αποθηκευτούν οι πληροφορίες, ο υπάλληλος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτές ανά πάσα στιγμή, με μια απλή αναζήτηση.
2. Μειωμένα σφάλματα
Διάφορες επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν προκλήσεις στη διαχείριση των δεδομένων που συχνά οδηγούν σε απώλεια αυτών και ανακρίβεια, καθώς η χειροκίνητη καταχώρηση και διόρθωση των δεδομένων στο σύστημα ERP μπορεί να προκαλέσει μικρά αλλά πιθανά ανθρώπινα λάθη.Ένας λάθος αριθμός κατά την πληκτρολόγηση μπορεί να οδηγήσει σε λάθος στοιχεία για έναν πελάτη ή αποκλίσεις στην ανάλυση δεδομένων. Εδώ είναι που το OCR έρχεται να βοηθήσει και εξοικονομεί χρόνο που σπαταλάται για τη διόρθωση των φαινομενικά απλών λαθών. Η επικύρωση δεδομένων με OCR εξαλείφει τα σφάλματα και το κόστος που προκύπτει. π.χ., όλα τα δεδομένα σε ένα τιμολόγιο, όπως ο αριθμός τιμολογίου, ο αριθμός παραστατικού, ο αριθμός προμηθευτή, το όνομα του προμηθευτή κ.λπ. σαρώνονται και επικυρώνονται. Κατά αυτόν τον τρόπο μειώνει τα σφάλματα που θα μπορούσαν να έχουν προκληθεί από τους υπαλλήλους κατά την καταχώρηση. Τα μειωμένα σφάλματα διατηρούν τις επιχειρηματικές πληροφορίες ακριβείς στο λογισμικό ERP και διευκολύνουν τους υπαλλήλους να βρουν οποιαδήποτε πληροφορία, εξασφαλίζοντας την ομαλή ροή εργασιών αλλά και την αυξημένη παραγωγικότητα τους.
3. Εξαλείφει τη χειροκίνητη καταχώρηση
Το OCR εξαλείφει τη χειροκίνητη καταχώρηση με την αυτόματη καταγραφή των δεδομένων μέσω σάρωσης. Η προσπάθεια και ο χρόνος που ένας εργαζόμενος κατέβαλε για τη χειροκίνητη συμπλήρωση δεδομένων, μειώνεται και έτσι οι εργαζόμενοι μπορούν να στραφούν στην ανάληψη βασικότερων αρμοδιοτήτων, συμβάλλοντας στην αύξηση της παραγωγικότητας και στην κερδοφορία μιας επιχείρησης.
4. Λιγότερα κόστη
Κάθε οργανισμός στοχεύει σε αυτοματοποίηση διαδικασιών και ένα OCR σε συνδυασμό με χρήση ERP επιτρέπει στην επιχείρηση να διαχειρίζεται περισσότερα έγγραφα σε λιγότερο χρόνο. Η αυτοματοποίηση διαδικασιών μειώνει τα κόστη που συνδέονται με το ανθρώπινο δυναμικό και συμβάλλει στη μείωση αρκετών δαπανών μη παραγωγικών εργατοωρών, εξοικονομώντας παράλληλα πολύτιμο χρόνο.
5. Άμεσα διαθέσιμο
Εάν μια επιχείρηση απασχολεί εργαζόμενους εξ αποστάσεως ή εφαρμόζει το νέο μοντέλο υβριδικής εργασίας, μέσω του OCR τα δεδομένα και οι πληροφορίες μπορούν να αποθηκευτούν στο ERP με μεγαλύτερη ταχύτητα και εκμεταλλευόμενοι cloud υπηρεσίες να είναι προσβάσιμες από οποιαδήποτε τοποθεσία. Έτσι κερδίζει η επιχείρηση χρόνο στην ανάκτηση δεδομένων σε σχέση με χειροκίνητες διαδικασίες και η πληροφορία είναι άμεσα διαθέσιμη όπου και σε όποιον την χρειαστεί.
Γράψου εδώ για να παίρνεις απαντήσεις σε ερωτήματα τεχνολογικής και εκτυπωτικής φύσεως
