Τι εξοπλισμό γραφείου πρέπει να έχει η εταιρεία σας;
Κάθε επιχείρηση πρέπει να σκεφτεί τους τύπους εξοπλισμού που χρειάζεται προκειμένου οι υπάλληλοί της να είναι παραγωγικοί και αποδοτικοί. Ο εξοπλισμός γραφείου βοηθά στη διαχείριση μιας ομαλής ροής εργασιών και κάνει την καθημερινότητα πιο απλή και ευχάριστη.
full screen
Ο σωστός και απαραίτητος εξοπλισμός δε θα ωφελήσει μόνο τους υπαλλήλους, αλλά θα ωφελήσει και την εικόνα της επιχείρησής σας. Οι στοχευμένες προμήθειες γραφείου στέλνουν ένα θετικό μήνυμα στους πελάτες και τους συνεργάτες.
Κάποιες από τις βασικές προμήθειες γραφείου περιλαμβάνουν
- Έπιπλα γραφείου
- Σύνδεση Internet
- Τηλεφωνικά Συστήματα
- Φωτοτυπικά Μηχανήματα και Εκτυπωτές
- Λογισμικό Ηλεκτρονικών Υπολογιστών
- Γραφική Ύλη - Αναλώσιμα Γραφείου
- Εξοπλισμός Αποθήκευσης
- Εργαλεία Συνεργασίας
- Εργαλεία Γραφείου για Απόβλητα και Ανακύκλωση
- Προμήθειες Κουζίνας
Ανάλογα με την εταιρεία και τις απαιτήσεις της, οι επιχειρήσεις μπορούν να επιλέξουν να αγοράσουν, να νοικιάσουν ή να συνάψουν leasing για ορισμένες από τις αναφερόμενες προμήθειες.
1. Έπιπλα γραφείου
Η αγορά των κατάλληλων επίπλων γραφείου είναι σημαντική για διάφορους λόγους. Σίγουρα το αισθητικό κομμάτι των γραφείων μιας επιχείρησης παίζει ρόλο, ωστόσο η πρακτικότητα αυτών να είναι άνετα και προσβάσιμα για τους υπαλλήλους και τους πελάτες, είναι και αυτός ίσως ο κυριότερος παράγοντας.
Η επιλογή των σωστών επίπλων γραφείου θα διαδραματίσει σημαντικό ρόλο στην αύξηση του ηθικού και της παραγωγικότητας των υπαλλήλων. Έρευνες έχουν δείξει ότι οι εργαζόμενοι τείνουν να αισθάνονται πιο άνετα όταν εργάζονται σε ένα ευχάριστο περιβάλλον. Με αυτόν τον τρόπο αναπτύσσουν θετική στάση απέναντι στην επιχείρηση και αισθάνονται πιο παρακινημένοι ώστε να εργάζονται αποτελεσματικά και να είναι παραγωγικοί.
Για παράδειγμα, η χρήση των κατάλληλων χρωμάτων καθώς και ο φωτισμός είναι παράγοντες που θα αυξήσουν την παραγωγικότητα.
Μια επιχείρηση όμως πρέπει να έχει πάντα κατά νου να εξισορροπούνται αυτά που μπορεί να δαπανήσει με αυτά που χρειάζονται οι εργαζόμενοί.
Επιπλέον τα όμορφα έπιπλα γραφείου κάνουν καλή εντύπωση στους επισκέπτες. Αυτό θα βελτιώσει την εικόνα του γραφείου και θα κάνει την εταιρεία να φαίνεται πιο αξιόπιστη και επαγγελματική.
Η ασφάλεια είναι άλλος ένας βασικός παράγοντας που πρέπει να λάβει υπόψη μια επιχείρηση κατά την επιλογή των σωστών επίπλων. Τα έπιπλα γραφείου πρέπει να είναι σωστά τοποθετημένα ώστε να διασφαλίζεται η ασφάλεια στο γραφείο.
2. Σύνδεση στο Internet
Η σύνδεση στο διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας είναι αναμφίβολα υποχρεωτική για κάθε επιχείρηση.
Χωρίς αξιόπιστη σύνδεση στο διαδίκτυο, οι επιχειρήσεις δεν θα μπορούσαν να συνδεθούν και να μοιραστούν πληροφορίες τόσο εσωτερικά όσο και εξωτερικά. Δεδομένου ότι πολλές επιχειρήσεις λειτουργούν διαδικτυακά, μια καλή σύνδεση στο διαδίκτυο συμβάλλει στις καθημερινές εργασίες.
Φυσικά στην άψογη εσωτερική επικοινωνία μιας επιχείρησης συμβάλλει και το στήσιμο ενός εσωτερικού δικτύου για την επικοινωνία όλων των έξυπνων συσκευών (υπολογιστές, φωτοτυπικά, smartphones κ.λπ.)
3. Τηλεφωνικά συστήματα
Η αποτελεσματική επικοινωνία αποτελεί βασικό εργαλείο για κάθε επιχείρηση. Όταν εξετάζουν τον επιχειρηματικό εξοπλισμό, οι εταιρείες θα πρέπει πάντα να επενδύουν σε ένα καλό τηλεφωνικό σύστημα γραφείου. Με αυτόν τον τρόπο οι εργαζόμενοι μπορούν να διατηρούν επαφή με τους πελάτες και τους συναδέλφους σε προσωπικό επίπεδο.
Υπάρχουν διαθέσιμα διάφορα χαρακτηριστικά, μεγέθη και επιλογές διαφόρων τηλεφωνικών συστημάτων. Οι εταιρείες θα πρέπει να επιλέξουν αυτό που θα τους ταιριάζει καλύτερα όσον αφορά τους στόχους και τις ανάγκες.
Μια επιχείρηση μπορεί να χρειάζεται σύστημα VoIP. Έτσι οι εργαζόμενοι πραγματοποιούν κλήσεις μέσω του διαδικτύου, καθώς πρόκειται για ένα τηλεφωνικό σύστημα cloud, πολύ χρήσιμο εάν η επιχείρηση απασχολεί υβριδικούς εργαζόμενους.
Ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο γραφείου μέσα στις επιχειρήσεις είναι ένα επαγγελματικό κινητό τηλέφωνο. Τα επαγγελματικά κινητά τηλέφωνα είναι η καλύτερη λύση για τους εργαζόμενους που είναι κινητοί, δηλαδή για εκείνους που ταξιδεύουν πολύ για επαγγελματικούς λόγους ή για εκείνους που εργάζονται κυρίως εκτός γραφείου, πωλήσεις, service, διανομές κ.λπ.
4. Φωτοτυπικά μηχανήματα και εκτυπωτές
Κάθε επιχείρηση πρέπει οπωσδήποτε να διαθέτει ορισμένα βασικά μηχανήματα, όπως έναν επαγγελματικό εκτυπωτή ή ένα φωτοτυπικό μηχάνημα. Τα φωτοτυπικά μηχανήματα και οι εκτυπωτές είναι αναμφίβολα απαραίτητος εξοπλισμός γραφείου μέσα στις επιχειρήσεις.
Εάν διατίθεται χαμηλός προϋπολογισμός, υπάρχει η επιλογή ενοικίασης ή leasing φωτοτυπικών μηχανημάτων. Αυτή η επιλογή μπορεί να αποτελέσει μια καλή οικονομικά αποδοτική επιλογή.
Ανάλογα με τις απαιτήσεις του γραφείου σας, μπορούν να επιλεγούν διαφορετικοί τύποι μηχανών γραφείου.
Είναι σημαντικό η επιχείρηση να σκεφτεί τις απαιτήσεις σε εκτυπωτικές εργασίες. Χρειάζονται επιλογές σάρωσης και φαξ; Ένα άλλο χαρακτηριστικό που πρέπει ληφθεί υπόψιν είναι ο αυτόματος τροφοδότης εγγράφων. Ο τροφοδότης εγγράφων είναι απαραίτητος εάν η επιχείρησή σας απαιτεί τη σάρωση πολλών εγγράφων ταυτόχρονα.
5. Λογισμικό υπολογιστών
Δεδομένου ότι οι πληροφορίες αποτελούν τη ραχοκοκαλιά κάθε επιχείρησης, το λογισμικό υπολογιστών είναι μια άλλη αναγκαιότητα που ανήκει στην κατηγορία των βασικών προμηθειών γραφείου. Το λογισμικό υπολογιστή περιλαμβάνει χρήσιμες εφαρμογές, λογισμικό προστασίας από ιούς, λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και συστήματα CRM ή ERP.
Τέλος, μια επιχείρηση θα πρέπει να σκεφτεί εάν όλα τα παραπάνω θα προσφέρονται από κάποιον πάροχο cloud.
6. Γραφική ύλη - Αναλώσιμα Γραφείου
Η γραφική ύλη γραφείου είναι βασικά καθημερινά απαραίτητα είδη που πρέπει να έχει κάθε επιχείρηση. Αντικείμενα όπως στυλό, χαρτί, σημειωματάρια, post-it και άλλος βασικός εξοπλισμός γραφείου πρέπει να είναι διαθέσιμα ώστε οι εργαζόμενοι να εργάζονται παραγωγικά και αποτελεσματικά.
7. Εξοπλισμός αποθήκευσης
Τα είδη γραφείου, όπως οι φάκελοι αποθήκευσης, οι δίσκοι USB flash και οι εξωτερικοί σκληροί δίσκοι, βοηθούν τις επιχειρήσεις να διατηρούν τα πάντα οργανωμένα και ξεχωριστά. Παρόλο που η τεχνολογία εξελίσσεται και οι εταιρείες λειτουργούν διαδικτυακά, η γραφειοκρατία θα αποτελεί πάντα μέρος κάθε επιχείρησης και κάποια πράγματα πρέπει να παραμένουν αποθηκευμένα στο συρτάρι.
8. Εργαλεία συνεργασίας
Τα εργαλεία συνεργασίας, όπως οι διαδραστικές οθόνες ή οι προτζέκτορες, είναι απαραίτητος εξοπλισμός γραφείου. Τα εργαλεία αυτά διευκολύνουν την οργάνωση των ιδεών εντός μιας εταιρείας. Η ουσία της συνεργασίας είναι η ανταλλαγή γνώσεων και δεξιοτήτων για την επίτευξη του καλύτερου αποτελέσματος.
9. Εργαλεία αποβλήτων και ανακύκλωσης γραφείου
Τα εργαλεία αποβλήτων και ανακύκλωσης γραφείου δεν φαίνεται να είναι το πρώτο πράγμα που εξετάζουν οι επιχειρήσεις όταν σκέφτονται για τον εξοπλισμό γραφείου. Παρόλο που δεν είναι αυτονόητο, είναι πολύ χρήσιμο και ωφέλιμο για τις επιχειρήσεις.
Ένας καταστροφέας εγγράφων διευκολύνει τις επιχειρήσεις να καταστρέφουν εμπιστευτικά έγγραφα, αναφορές πελατών ή άλλα έγγραφα.
Η ανακύκλωση στο γραφείο και η διατήρηση της καθαριότητας του γραφείου συμβάλλει στην εικόνα της εταιρείας. Η ύπαρξη αρκετών κάδων απορριμμάτων και κάδων ανακύκλωσης διατηρεί το χώρο του γραφείου καθαρό.
10. Προμήθειες κουζίνας
Δεδομένου ότι ο καφές έχει γίνει εταιρική ιεροτελεστία, μια καφετιέρα γραφείου έχει χαρακτηριστεί ως απαραίτητος εξοπλισμός γραφείου. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να διατηρούνται ενυδατωμένοι και ικανοποιημένοι με τρόφιμα και ποτά. Η παροχή δωρεάν καφέ και νερού στο προσωπικό, βοηθάει στο να διατηρούν τα κίνητρα και την αποτελεσματικότητά τους. Επομένως, η επιλογή ενός διανομέα νερού στο γραφείο σας είναι μια εξαιρετική ιδέα. Υπάρχουν πολλοί προμηθευτές μηχανών καφέ που μπορούν να εξοπλίσουν ένα γραφείο.
Συνοψίζοντας λοιπόν, η επιλογή του σωστού εξοπλισμού γραφείου θα διευκολύνει τις επιχειρήσεις να εκτελούν τις καθημερινές τους εργασίες με ομαλό και αποτελεσματικό τρόπο. Κατά την επιλογή αυτών των εργαλείων γραφείου, οι επιχειρήσεις θα πρέπει πάντα να έχουν κατά νου τις ανάγκες των υπαλλήλων τους.
Εάν οι εργαζόμενοι είναι ικανοποιημένοι και έχουν τα κατάλληλα εργαλεία για να κάνουν τη δουλειά τους, θα έχουν περισσότερα κίνητρα και, ως εκ τούτου, θα κάνουν τη δουλειά τους καλύτερα. Αυτό σημαίνει ότι θα είναι πιο παραγωγικοί. Πρόκειται σίγουρα για μια κατάσταση στην οποία κερδίζουν όλοι, τόσο η ίδια η εταιρεία όσο και οι εργαζόμενοι.
Για περισσότερα tips μην ξεχάσεις να κάνεις μια εγγραφή στο newsletter
