Πώς τα εκτυπωτικά κόστη επηρεάζουν τα συνολικά έξοδα μιας επιχείρησης

Πώς τα εκτυπωτικά κόστη επηρεάζουν τα συνολικά έξοδα μιας επιχείρησης

Υπάρχουν έξοδα εκτύπωσης πέραν του υπολογισμού του κόστους ανά σελίδα που ανέρχονται στο 1% - 3% των συνολικών εξόδων μιας επιχείρησης. Το 90% των επιχειρήσεων δεν ασχολούνται ποτέ με αυτά τα έξοδα.

Γρήγορη Περιήγηση

  1. Κόστος ανά σελίδα
  2. Επιπλέον κόστη που επηρεάζουν τα εκτυπωτικά κόστη
    1. Εξοπλισμός
    2. Αναλώσιμα
    3. Service / Συντήρηση
    4. Χρόνος Απασχόλησης Υπαλλήλων
    5. Κύκλος ζωής εξοπλισμού
  3. Τι μπορείς να κάνεις για να μειώσεις τα εκτυπωτικά κόστη
    1. Απόφυγε περιττές εκτυπώσεις
    2. Ορισμός αποτελεσματικών προεπιλογών
    3. Μείωση του αριθμού προσωπικών εκτυπώσεων
    4. Απόκτησε Manage Print Service
    5. Επαίδευση προσωπικού

Μπαίνοντας στην διαδικασία να αναγνωριστούν αυτά τα έξοδα οι επιχειρήσεις μπορούν μειώσουν έξοδα που αφορούν στην εκτύπωση από 10% - 30%, καθώς επίσης και τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις.


full screen

Κόστος ανά σελίδα

Υπολογίζοντας το κόστος ανά σελίδα είναι ένα πρώτο βήμα για να υπολογισεις το βασικό παράγοντα στα κόστη εκτύπωσης.

Αυτό που χρειάζεσαι είναι το κόστος του toner ή μελανιού, πόσες σελίδες εκτυπώνει το συγκεκριμένο toner, δηλαδή την απόδοση ανά σελίδα και το κόστος του.

Υπολογίζεις το κόστος αγοράς δια την απόδοση και βρίσκεις το κόστος ανά σελίδα.

κόστος αγοράς / απόδοση σελίδας = κόστος ανά σελίδα

Ο παραπάνω υπολογισμός αναφέρεται σε κάλυψη σελίδας 5%.

Επιπλέον παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος ανά εκτύπωση

Υπάρχουν όμως και πρόσθετοι παράγοντες που επηρεάζουν το κόστος εκτύπωσης και πρέπει να συνυπολογίζονται:

Εξοπλισμός

Το κόστος απόκτησης ενός πολυμηχανήματος ή φωτοτυπικού μηχανήματος είναι σημαντικό να συνυπολογίζεται στο κόστος εκτύπωσης.

Το κόστος αυτό μπορεί να προέρχεται από αγορά, ενοικίαση ή μίσθωση του εκτυπωτικού εξοπλισμού.

Αναλώσιμα

Τα αναλώσιμα, όπως το χαρτί και το toner, αποτελούν ένα σημαντικό κόστος για την επιχείρησή σου. Όταν τελειώνουν γρήγορα, σίγουρα δεν γίνεται σωστή διαχείριση στις εκτυπώσεις.

Είναι πολύ σημαντικό ο προμηθευτής που θα επιλέξετε να σας παρέχει και εκπαίδευση προσωπικού για ορθή χρήση του μηχανήματος.

  • Σωστή τοποθέτηση toner

  • Σωστή τοποθέτηση χαρτιού στα συρτάρια τραφοδοσίας.

  • Αυτοματισμοί που μπορούν να σου γλιτώσουν άσκοπες εκτυπώσεις

Εσύ από την πλευρά σου μπορείς να επιλέξεις να εκτυπώνεις:

  • σε διπλή όψη

  • περισσότερες ασπρόμαυρες εκτυπώσεις

  • να εκτυπώνεις μόνο με μαύρο toner στις ασπρόμαυρες εκτυπώσεις

Service / Συντήρηση

Τα μηχανήματα κάποια στιγμή χαλάνε, λόγω παλαιότητας ή μη σωστής χρήσης ή αν δεν τηρείται η προβλεπόμενη συντήρηση.

Επομένως το κόστος του service πρέπει και αυτό να συνυπολογιστεί.

Σε περίπτωση που έχεις κάποιο συμβόλαιο συντήρησης τότε τα service συμπεριλαμβάνονται στο κόστος ανα σελίδα.

Χρόνος απασχόλησης υπαλλήλων

Όταν ένα μηχάνημα είναι παλιό, οι συνεχής βλάβες αυτού απασχολούν προσωπικό και επηρεάζεται η παραγωγικότητα των υπαλλήλων καθώς εμποδίζει την ροή των εργασιών τους.

Εάν υπάρξει κάποια εμπλοκή χαρτιού, ή προειδοποίηση στο control panel τότε ένας υπάλληλος θα πρέπει να απασχοληθεί για να επιλύσει το πρόβλημα.

Στον χρόνο απασχόλησης υπαλλήλων φυσικά λογίζεται και ο χρόνος για να γεμίσουν το μηχάνημα χαρτί ή η αλλαγή toner.

Κύκλος ζωής εξοπλισμού

Τελευταίος αλλά πολύ σημαντικος παράγοντας που επηρεάζει το κόστος εκτύπωσης είναι η διάρκεια ζωής του μηχανήματός σου. Υπολογίζοντας πόσες σελίδες εκτυπώνεις το μήνα, μπορείς να εκτιμήσεις πόσο θα διαρκέσει ο εκτυπωτής σου.

Επιπλέον και η εξέλιξη της τεχνολογίας μπορεί να αυξήσει το ποσοστό απόσβεσης ενός μηχανήματος.

Η γνώση του πραγματικού κόστους εκτύπωσης είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα στον καθορισμό τρόπων εξοικονόμησης. Αφού εντοπίσεις όλα αυτά τα επιπλέον κόστη, μπορείς να καθορίσεις τομείς για βελτιώσεις.

Τί μπορείς να κάνεις για μειώσεις τα εκτυπωτικά κόστη

Απόφυγε περιττές εκτυπώσεις

Πόσες φορές εσύ ή οι υπάλληλοί σου έχουν εκτυπώσει σελίδες οι οποίες έχουν καταλήξει στον καταστροφέα εγγράφων;

Οπότε όλοι οι χρήστες του εκτυπωτικού εξοπλισμού σε μια επιχείρηση θα πρέπει πριν εκτυπώσουν να σκεφτούν

"Είναι απαραίτητο;"

Ορισμός αποτελεσματικών προεπιλογών

Ορίστε προεπιλεγμένες ρυθμίσεις.

  • Ασπρόμαυρη εκτύπωση με οικονομία σε toner

  • Χρήση μόνο μαύρου toner στην ασπρόμαυρη εκτύπωση

  • Εκτύπωση σε διπλή όψη

Οι τακτικές αυτές θα μειώσουν σημαντικά το συνολικό κόστος εκτύπωσης.

Μείωση του αριθμού προσωπικών εκτυπώσεων

Εάν σε μια επιχείρηση επιτρέπονται οι προσωπικές εκτυπώσεις από εσάς ή τους υπαλλήλους σας ενδέχεται να γίνεται κατάχρηση.

Αποτρέποντας τις προσωπικές εκτυπώσεις, εκτός αν είναι απολύτως απαραίτητο, θα μειωθούν σημαντικά τα εκτυπωτικά κόστη.

Αποκτήστε Managed Print Services (MPS)

Μια Υπηρεσία Διαχείρισης Εκτυπώσεων ή Managed Print Services (MPS), παρέχεται από προμηθευτή εκτυπωτικού εξοπλισμού και περιλαμβάνει την διαχείριση διαδικασιών (φωτοαντίγραφα, εκτύπωση, σάρωση και fax).

Τα κυριότερα οφέλη αυτής της υπηρεσίας είναι:

  • Μείωση κόστους εκτύπωσης

  • Δυνατότητα εφαρμογής πολιτικής εκτυπώσεων και ελέγχου κόστους

  • Αύξηση παραγωγικότητας του προσωπικού

  • Ασφάλεια και διασφάλιση ιδιωτικότητας

  • Ελαχιστοποίηση περιβαλλοντικού αντίκτυπου

Εκπαίδευση προσωπικού

Εξειδικευμένοι προμηθευτές όσων αφορά τον εκτυπωτικό εξοπλισμό και τον αυτοματισμό γραφείου παρέχουν εκπαίδευση του προσωπικού σου όσων αφορά στην χρήση φωτοτυπικών μηχανημάτων.

Η ορθή χρήση είναι ένα από τα θέματα εκπαίδευσης.

  • Πως να τοποθετηθεί σωστά το toner

  • Πως να τοποθετηθεί σωστά το χαρτί

  • Συμβουλές αποθήκευσης χαρτιού

  • Συμβουλές καθαρισμού εκτυπωτικού εξοπλισμού

  • Εκπαίδευση ως προς τη χρήση του από τον πίνακα ελέγχου του μηχανήματος και από το παράθυρο διαλόγου του υπολογιστή για εκτυπώσεις με το λιγότερο δυνατό κόστος.

Τώρα που ξέρεις πως να υπολογίσεις τα εκτυπωτικά κόστη ήρθε η ώρα να τα εφαρμόσεις στην επιχείρησή σου.

Εάν επιθυμείς να μαθαίνεις πριν απ’ όλους πως μπορείς να βελτιώσεις διαδικασίες στην επιχείρησή σου και να αυξήσεις την παραγωγικότητα των υπαλλήλων σου γράψου στο newsletter μας.

Άλλα άρθρα από το blog
(ή σχετικά άρθρα)

Zisopoulos Team

Αξιοπιστία σε σωστό χρόνο

Μακρής Σ. - Μαραγκός Α. Ο.Ε.

97%

ικανοποιημένοι πελάτες βάσει στοιχείων έρευνας που πραγματοποιούμε μετά από κάθε συναλλαγή

Ricoh
Konica Minolta
Canon
Develop
HP
Kyocera
Triumph Adler